Requisitos administrativos de la documentacion

3.4 REQUISITOS ADMINISTRATIVOS DE LOS DOCUMENTOS.

Para que una empresa pueda operar de manera efectiva, es necesario que la misma, establezca un mecanismo adecuado de control sobre las finanzas, el cual consistirá en el manejo de documentos administrativos tales como:

• Reportes de facturación expedida a los clientes
• Control de gastos generados durante la operación
• Control de cuentaspor cobrar y cuentas por pagar
• Control de caja chica
• Control de préstamos, entre otros

Estos documentos permiten al administrador llevar un control sobre los movimientos financieros de la empresa; así mismo determinar un informe sobre las utilidades generadas en un periodo determinado, ya que el manejo de las finanzas es un punto muy importante en la empresa.
Cuando se tiene el controly se sabe que es lo que se esta haciendo con la inversión, se pueden hacer planes a futuro y cumplir con los objetivos fijados en la empresa solo por el hecho de tener un buen control administrativo de esa información financiera, que servirá mas adelante para una buena toma de decisiones con respecto a los gastos e inversión de la misma.

Para ellos los documentos deben cumplir con ciertosrequisitos indispensables, para que la información contenida en los estados sea de fácil entendimiento, para aquella persona que la consulte entre estos requisitos se encuentran:

 Diseñar un formato general en la empresa que contenga la información necesaria para su análisis financiero.
 Verificar que al momento de elaborar el documento se cumplan con las políticas que se establecieron en unprincipio.
 Todos los documentos cuenten con nombre y firma de los responsables.
 En formato que se diseñe se debe mantener siempre actualizado, en caso de haber modificaciones en las políticas de la empresa.
 Cuando se tiene el control y se sabe que es lo que se está haciendo con la inversión, se puede hacer planes a futuro y cumplir con los objetivos fijados en la empresa solo por el hechode tener un buen control administrativo de esa información financiera que servirá más adelante para una buena toma de decisión con respecto de los gastos e inversión en la misma.

 Para ello, los documentos deben de cumplir ciertos requisitos fiscales indispensables, para que la información contenida en los documentos sea de fácil entendimiento, para aquella persona que la consulte entre esosrequisitos se encuentran los siguientes:

 Diseñar un formato general en la empresa que contenga la información necesaria para su análisis financiero.

 Verificar que al momento de elaborar el documentos se cumplan con las políticas que se establecieron en un principio.

 Todos los documentos cuenten con el nombre y firma de los responsables.

 El formato que se diseñe se debemantener siempre actualizado, en caso de haber modificaciones en las políticas de la empresa.


EJEMPLOS

REPORTES DE FACTURACIÓN EXPEDIDA A LOS CLIENTES
Este reporte muestra una relación de las facturas de clientes, desglosada por los conceptos.
El reporte muestra una relación de facturas desglosadas por columnas, en las cuales se refleja la siguiente información.
 Factura: número de folio dela factura.
 Pedimento: número de pedimento de la factura.
 Fecha: fecha en la cual se elaboró la factura.
 Gastos. Ext: importe de los gastos realizados en el exterior del país.
 Impuestos: impuestos cobrados en el pedimento facturado.
 Pagos/Otros: suma de los conceptos que son gastos por el lado mexicano pero que no aplican para e l cálculo de IVA.
 Honorarios: importe cobrado alcliente por concepto de honorarios en la factura.
 Otros/Servicios: suma de los conceptos que son gastos por el lado mexicano y que aplican para el Cálculo de IVA.
 IVA: importe del Impuesto al Valor Agregado que se cobró en la factura.
 Importe: monto total de la factura.
 Anticipo: pago aplicado a la factura.
 Saldo: monto final de la factura que da del resultado del importe de la...