Gestión de inventarios

GESTIÓN DE INVENTARIOS

EL CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS

OBJETIVO

El objetivo de contar con un Control Físico de Inventarios, es el de asegurar en forma confiable
que las existencias físicas existentes en Almacén sean iguales a las del Sistema de Kardex Físico, lo cual permitirá:
1) Una adecuada planeación para la reposición de stocks, evitando su obesidad.
2) El espacioabsolutamente necesario para un buen almacenamiento.
3)
4) La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas en los estados financieros.

RESPONSABILIDAD

Si bien, la responsabilidad de la custodia y el control físico de las existencias, normalmente, está a cargo del Almacén; la transparencia y veracidad de sus saldos recae en el Departamento de Contabilidad, debidoal impacto directo que tiene sobre el Balance General y los Resultados del año.

Obviamente la responsabilidad final de ambos recaería en la Gerencia de Administración y Finanzas.

CONTROL FÍSICO DE INVENTARIOS
El Control Físico de Inventarios, se inicia a partir de un inventario físico, que según las condiciones de las existencias y de los almacenes en donde se encuentran, debe realizarsecomo una acción integral y con una metodología que asegure su éxito final.

METODOLOGÍA DE UN BUEN INVENTARIO FISICO

Las metodologías pueden ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres fases importantes claramente definidas. A continuación describimos gráficamente un tipo de metodología entre las muchas que puedan existir dependiendo deltipo de producto, su almacenamiento, su codificación y su control contable.

INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS

* Ordenamiento previo del stock.
* Codificación del stock por ubicación.
* Verificación física de la ubicación del stock, de acuerdo a su codificación.
* Emisión y colocación de Tarjetas de Conteo Físico.
* Verificación de colocación de las Tarjetas de Inventario.* Corte Documentario
* Ordenamiento de stock de difícil conteo.

* Comparación de las tarjetas de inventario
Tarjetas de Inventario No. 1 VS Tarjetas de Inventario No. 2
* Comparación con el Sistema de Kárdex
Tarjetas de Conteo Físico VS. Sistema de Kárdex
* Actualización del Sistema de Kárdex al conteo físico.

I I. FASE
DE CONTEO FÍSICO

I I I. FASE DEVERIFICACIÓN DE CONTEO FÍSICO.

* Primer conteo físico “al barrer”
* Se llenan Tarjetas de Inventario No. 1
* Segundo conteo físico “al barrer”, por personal diferente al primer conteo.
* Se llenan Tarjetas de Inventario No. 2

I. FASE DE ACTIVIDADES PRE-LIMINARES

CONCILIACION CON LOS LIBROS CONTABLES
La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues,debe compararse con los saldos que tiene el Sistema de Kárdex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

VALOR AGREGADO DE UN INVENTARIO FÍSICO
Un Inventario Físico realizado con una buena metodología tendrá siempre un valoragregado de:

* Tener las existencias totalmente ordenadas y almacenadas en el lugar elegido por la Empresa.
* Tener los almacenes con las existencias totalmente ordenadas y codificadas, respecto a un Sistema de Código de Ubicación del Almacén.
* Tener exacto conocimiento del stock que tiene la Empresa a la fecha del inventario.
* Tener la base de su ajuste contable, con eldebido sustento para las autoridades tributarias.
* Contar con el Sistema de Kárdex de Almacén totalmente actualizado, respecto a:

* Código de ubicación.
* Código de producto.
* Saldos correctos.

NCIDENCIA TRIBUTARIA

Este Control es también necesario al momento de preparar la información para el Fisco; ya que las diferencias halladas en los Inventarios tienen un...