GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTO

GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTO

Los sistemas GED suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas y sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental,desde la entrada de la información, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución. Su ventaja es que evitan lamanipulación repetida de papel, ahorran espacio de almacenamiento y garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información corporativa de la empresa.
Estos sistemas se conocen como Document ImageProcessing (DIP) en los países anglosajones. Gestionan documentos mediante su imagen facsímil combinada con una descripción textual asociada a ella. De este modo los GEDpermiten almacenar, recuperar yreproducir los documentos de una forma totalmente automatizada y sin desplazamiento al archivo de papeles, con estaciones de trabajo que utilizan discos ópticos worm (write once read manyo escrituraúnica y lectura múltiple) o discos magneto-ópticos reescribibles como subsistema de almacenamiento masivo, escáners para la introducción de la imagen y monitores de alta resolución e impresoras láserpara la reproducción facsímil de los documentos. Entre sus ventajas podemos destacar:
ahorro de espacio, ya que un disco óptico de 12 cm, por ejemplo, puede contener unos 20.000 documentos, elequivalente a 20 archivadores de carpetas colgantes con cuatro cajones,
aumento de la velocidad de recuperación de información en relación a los sistemas manuales,
posibilidad de múltiples criterios derecuperación de la información gracias a los distintos índices de la bdd asociada a la imagen de los documentos,
seguridad, ya que los discos worm pueden proporcionar siempre copias exactas deloriginal, con una vida garantizada entre 10 y 100 años.
La estación de trabajo básica
En un sistema integrado GED podemos considerar cinco subsistemas:
entrada, compuesto por un escáner que se utiliza...