Glosario-Acuerdo 027 De 2006

1. Acervo Documental: Grupo de los registros de un archivo.

2. Agente Biológico: Microrganismos susceptibles de originar cualquier tipo de infección o alergia.

3. Anexo: Documento que aporta o amplia la información sobre un tema determinado.

4. Archivo: Grupo de documentos acumulados de forma natural, en el transcurso de una gestión por una persona o institución.

5.Archivo Central: Área administrativa donde de clasifican todos los documentos trasladados por los diferentes archivos una vez finaliza su trámite, y donde se conservan los registros vigentes y que son posteriormente objeto de consulta por oficinas o por particulares en general.

6. Autenticación Documentos: Certificación de documentos por parte de un funcionario competente pararesguardar de ciertas formas un registro de conformidad con la Ley.

7. Automatización: Empleo de las TICS a procesos de recuperación y almacenamiento de comunicaciones documentales.

8. Biblioteca: Unidad establecida para conservar y organizar los libros, conformada por personal y recursos bibliotecarios y de información.

9. Cámara Rotativa: Método utilizado para fotografiar miles dedocumentos por hora y que utiliza una microfilmadora rotativa que acepta hojas sueltas.

10. Carpeta: Revestimiento para proteger los documentos para su cuidado.

11. Catálogo: Mecanismo de consulta para explicar los documentos seleccionados por los fondos.

12. Ciclo Vital del Documento: Fases consecutivas por las que atraviesan los documentos en su producción en laadministración y en su cuidado temporal, hasta su eliminación o incorporar a un archivo permanente.

13. Circular: Norma administrativa en forma de carta o aviso dirigido a un grupo de personas o a la comunidad en general y cuyo objeto es interpretar una norma o dar a conocimiento sobre algo.

14. Comité archivo: Grupo asesor responsable de dirigir, definir y tomar decisiones sobre laspolíticas y programas de trabajo dentro de los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

15. Conducto regular: Líneas de mando o jerarquías establecidas dentro de las organizaciones o instituciones para transmitir órdenes, disposiciones, solicitudes o informes escritos o verbales.

16. Conservación de archivos: Grupo de medidas adoptadas para garantizar la integridadfísica de los escritos que se amparan en un archivo.

17. Contaminantes Atmosféricos: Son las excesivas y continuas emisiones de elementos o materiales extraños que producen un daño irreparable al medio, desmejorando la calidad del aire.

18. Copia: Duplicación puntual de otro registró.

19. Correspondencia: Producto de un tramité que se realiza o proceso de enviar o recibircomunicaciones escritas.

20. Cronograma: Inscripción mediante la combinación de ciertas letras que se agregada a los libros para conocer las fechas de los mismos.

21. Depósito de Archivo: Lugar destinado a la conservación de documentos en una organización archivística.

22. Depuración: Acción que permite la separación de los documentos que tienen valor permanente de los que nola tienen.

23. Destinatario: Individuo ha quien va dirigido algún documento.

24. Disco Óptico: Formato de almacenamiento digital que permite codificar y guardar la información realizando surcos microscópicos con un laser sobre una de las caras planas que lo componen.

25. Documento: Soporte que contiene información.

26. Documento Inactivo: Registro que ha dejado deusarse con intenciones administrativas y legales.

27. Eliminación: Destrucción de los registros que han perdido su valor a nivel administrativo, histórico, jurídico, contable y que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

28. Embalaje: Medio utilizado para almacenar, conservar y transportar los documentos.

29. Encabezado: Información que aparece en las paginas de...