glosario


Nombre del Curso: TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

Competencia a Desarrollar:
Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas
legales de la organización.

Horas /créditos:6 horas
Resultados de Aprendizaje:
Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.

Aprendiz:Luis Carlos Fuenmayor
Instructor:
Dayana Andrexys Chávez




1. GLOSARIO

Documento:Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organizacióno un individuo en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales.Cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Documento de archivo:Registro de información producida o recibida por unapersona o entidad en razón a susactividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico,económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Documento electrónico:Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que elcontenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído oreproducidomediante el auxilio de detectores de magnetización.
Soportes documentales:Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicosempleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Comunicaciones oficiales:Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadaslegalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el ArchivoGeneral de la Nación.
Comunicaciones oficiales internas:Son las comunicaciones de entrada osalida, que se generan y tramitan entre las dependencias del Centro de Memoria Histórica.
Son aquellas comunicaciones recibidas o producidas en cada oficina de la Institución, con destino a otras entidades o diferentes dependencias de la misma entidad.
Comunicaciones oficiales externas:Son todas aquellas recibidas o enviadas, que la Institución, establece con entidades públicas, empresas privadas opersonas naturales, en ejercicio de sus funciones y referidas exclusivamente a asuntos oficiales. Para el trámite de comunicaciones oficiales externas, la Institución, utiliza como documento básico la carta u oficio.
Correspondencia:Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámite para lasinstituciones.
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca conun motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.
Documento de fax:El fax se considera como un adelanto de información, como prueba de trámite. Una vez recibido el original del documento se retira el fax y se conservael original. Debe reproducirse el documento sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad en los archivos Página 4 de 13 si no se anexa el original. Documentos voluminosos como manuales, libros, catálogos o informes no deben enviarse por este medio.
Memorando:Escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna...