Grupos Y Convenciones

GRUPOS Y CONVENCIONES
* Ventas a grupos y convenciones.
Dentro de la estructura del departamento de ventas del hotel, las ventas a grupos y convenciones constituyen el mayor elemento, no sólo en cuanto a tiempo y esfuerzo, sino respecto al número de personas empleadas. En un hotel grande para convenciones, el número de personas que trabajan en las ventas a grupos y convenciones es de ochoa diez.

Asignación de habitaciones. Todo hotel que busca tener negocios que se deriven por la venta a grupos debe evaluar el número de habitaciones que desea asignar a estos grupos. La asignación de habitaciones para tal objeto variará de mes a mes, dependiendo del volumen de negocios esperado de los huéspedes transitorios regulares. Por lo tanto, debe estimarse primero el volumen de negociostransitorios y asignar el resto de habitaciones disponibles proyectadas a la venta a grupos.

Planeación. Es la responsabilidad más importante de este departamento en cualquier hotel. En las ventas a grupos y convenciones la necesidad de planeación de largo alcance se vuelve indispensable. Los negocios con grupos y convenciones no se materializan de la noche a la mañana. La mayoría de lasorganizaciones que tienen convenciones anuales o periódicas planean éstas con muchos meses de anticipación, de hecho, en muchos casos de tres a cinco años. Por lo tanto, es imposible que los negocios de esta naturaleza sean generados por el personal de ventas sin hacer énfasis en la planeación. Debe existir una comunicación continua con estas organizaciones para conocer las decisiones tomadas conrespecto a las fechas y áreas geográficas consideradas para futuras convenciones. Todavía de mayor importancia es el conocimiento de cuándo estas decisiones estarán en etapa de revisión y quién será el responsable de tomarlas. Solo así puede tenerse el contacto adecuado con la gente adecuada en el momento adecuado.

Muchas organizaciones crean comités de planeación para recomendar o tomar unadecisión sobre el sitio en que se celebrarán futuras convenciones. Estos comités son normalmente designados en el curso de una convención.

Incentivos y grupos. Gran parte del volumen de ventas a grupos y convenciones resulta de los programas de incentivos que mantienen las grandes compañías.

Dentro de la industria de los viajes existen ciertas compañías, las agencias de viajes o los operadoresturísticos cuyo negocio principal es el manejo de estos incentivos a grupos, y otras que se especializan en otro tipo de ventas a grupos y convenciones. Estas fuentes de negocios se encuentran diseminadas en todo el país y es necesario que los miembros del departamento de ventas a grupos y convenciones de un hotel las visiten continuamente. A este respecto, las cadenas hoteleras probablemente tienenuna ventaja muy definida. Es extremadamente difícil y costoso para un hotel independiente cubrir en forma continua y completa todo el país, y con cobertura limitada establecer prioridades y oportunidades de futuros negocios. En cambio las cadenas pueden utilizar a su personal regional de ventas para promover negocios para todos sus hoteles, dándoles una ventaja definitiva, tanto en el alcance de lacobertura como en la capacidad para repartir los gastos.

El coordinador. Tal vez la mayor herramienta de ventas para lograr negocios con grupos y convenciones es el manejo adecuado de la operación ya reservada. La mayoría de los hoteles que manejan este tipo de negocios emplean un coordinador de grupos y convenciones, puesto que es parte integrante o extensión de la función de ventas a grupos yconvenciones. La principal tarea del coordinador es trabajar estrechamente con el dirigente o dirigentes del grupo para cerciorarse de que todo el evento será manejado con propiedad de principio a fin. Aunque muchos grupos, particularmente aquellos procedentes de los programas de incentivos, son manejados por líderes de grupo profesionales, otros cuentan con líderes de grupos inexpertos en lo...