Guía de induccion

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Guía de Inducción
3.2 MARCO TEORICO

3.2.1.- GUÍA DE INDUCCIÓN
Una guía de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.

La guía incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En ella se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilitalas labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Una guía de inducción es una herramienta analítica que tiene como fin facilitar información al usuario sobre un sector o actividad concreta. El principal problema que encuentran los usuarios al inicio de su labor, es lafalta de información para la ejecución o manejo de “x” herramienta.

3.2.2.-TIPOS DE GUIAS.

Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de diversas guías. El tipo de guía se determina dando respuesta al propósito que se ha de lograr con su uso. En ciertos casos, solo sirve a un objetivo y en otros, se logran varios.

POR SU CONTENIDO.
Se refiere al contenido de laguía para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos los siguientes:
- Guía de Historia.- Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado contribuye a una mejor comprensión ymotiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.
-Guía de organización.- Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.
-Guía de políticas.- Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a serseguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocimiento de la organización es el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:
a) Agilizar el proceso de toma de decisiones
b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.
c) Servir de basepara una constante y efectiva revisión.
Puede elaborarse un manual de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

-Guía de procedimientos.- Es la expresión analítica de los procesos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. La utilización de esta guía sirve para aumentar la certeza de queel personal utiliza los sistemas y sigue correctamente los procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.
-Guía de contenido múltiple.- Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintas guías, puede ser conveniente la confección de este tipo de guías. Un ejemplo de este tipo deguía es el de "políticas y procedimientos", el de "historia y organización"; consiste en combinar dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. En organismos pequeños, una guía de este tipo puede combinar dos o más conceptos, debiéndose separar en secciones.

POR SU FUNCION ESPECÍFICA.
Esta clasificación se refiere a una función operacional específica a tratar....
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