Guía Para La Implementación De Un Programa De Gestión Documental

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS BOGOTÁ 2005

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3 1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................. 5 1.1 ANTECEDENTES...............................................................................................................................5 1.2 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................6 1.3 OBJETIVOS........................................................................................................................................7 1.3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................7 1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................7 2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ..................... 8 2.1MARCO LEGAL .................................................................................................................................8 2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................11 2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA ..............................................................................................11 2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS..............................................................................................12 2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN ................................................................................................12 2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ..........................................................................14 2.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.......................................16 2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................16 2.2.5.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.....................................................................................18 2.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ..............................................................................192.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS .........................................................................................20 2.2.5.5 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ....................................................................21 2.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS: ....................................................................................25 2.2.5.7 CONSERVACIÓN DEDOCUMENTOS............................................................................27 2.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS .............................................................29 2.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................32 2.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN ELCICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ........33 2.2.7.1 ARCHIVO DE GESTIÓN ...................................................................................................33 2.2.7.2 ARCHIVO CENTRAL ........................................................................................................33 2.2.7.3 ARCHIVO HISTÓRICO.....................................................................................................34 2.2.8 FLUJOS DE INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ..................................................................................................................................35 2.2.8.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL .......................................................................................35 2.2.8.2 RECEPCIÓN DE...