Manual Para La Implementación De Un Programa De Gestión Documental

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO 1
RESUMEN 6
INTRODUCCIÓN 7
1. ESTADO DEL ARTE 9
2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 12
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 12
2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 13
2.3 SISTEMATIZACIÓN 13
3. OBJETIVOS 15
3.1 OBJETIVO GENERAL 15
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 15
4. JUSTIFICACIÓN 16
5. MARCO REFERENCIAL 17
5.1 MARCO CONTEXTUAL 17
5.2 MARCOTEÓRICO 21
5.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 21
5.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICAS 23
5.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 26
5.2.4 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD) 28
5.2.5 PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 44
5.2.5.1 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS 45
5.2.5.2 RECEPCIÓN DEDOCUMENTOS 47
5.2.5.3 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 48
5.2.5.4 TRÁMITE DE DOCUMENTOS 50
5.2.5.5. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 51
5.2.5.6 CONSULTA DE DOCUMENTOS 57
5.2.5.7 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS 60
5.2.5.8 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS 81
5.2.6 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 865.2.7 FORMACIÓN DE ARCHIVOS SEGÚN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 87
5.3 MARCO CONCEPTUAL 88
5.4 MARCO JURIDICO 105
6. METODOLOGIA 117
6.1 TIPO DE ESTUDIO 117
6.2 METODO 117
6.3 FUENTES Y TÉCNICAS DE RECOLECCION 118
6.4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 119
7. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN 120
8. CONCLUSIONES 124
9. RECOMENDACIONES 129
BIBLIOGRAFIA 131LISTA ESPECIAL ANEXOS


Anexo 1. Modelo De Encuesta Para El Estudio De Producción Documental 133
Anexo 2. Pasos Metodológicos Para Efectuar Las Transferencias Documentales 137
Anexo 3. Foliación 139
Anexo 4. Elementos A Considerar En El Diseño De Una Encuesta-Entrevista Para La Conceptualización De Un Pgd En Una Entidad 145
Anexo 5. Ley 594 De 2000 150
Anexo 6. Encuesta deInvestigación 173


















LISTA ESPECIAL DE FORMATOS


Formato 1. Formato Único De Inventario Documental 175
Formato 2. Modelo De Tabla De Retención 180
Formato 3. Formato de Distribución de Documentos 184
Formato 4. Formatos e Instructivos Estandarizados Para Comunicaciones 185
Formato 5. Datos del Archivo 200
Formato 6. Datos de la Entidad 201
Formato 7.Administración 202
Formato 8. Servicios 205
Formato 9. Infraestructura 206


















LISTA ESPECIAL DE ILUSTRACIONES


Ilustración 1. Flujograma Del Proceso De Producción De Documentos 207
Ilustración 2. Flujograma Del Proceso De Recepción De Documentos 208
Ilustración 3. Flujograma Del Proceso De Distribución De Documentos 210
Ilustración 4 Flujograma Del Proceso DeTrámite De Documentos 214
Ilustración 5. Flujograma Del Proceso De Organización De Documentos 217
Ilustración 6. Flujograma Del Proceso De Consulta De Documentos 222
Ilustración 7. Flujograma Del Proceso De Conservación De Documentos 224
Ilustración 8. Flujograma Del Proceso De Disposición Final 226















RESUMEN


Se ha identificado que en la actualidad es necesarioaplicar los conceptos y procesos que componen un programa de gestión documental en todo tipo de empresa, puesto que este permite realizar una gestión eficiente de los recursos y documentos, facilitar el manejo de la información, y obtener mayores niveles de ahorro.

Esta investigación se ha enfocado en la elaboración de un manual que facilite la implementación y aplicación del programa de gestióndocumental en todas aquellas entidades públicas y privadas que cumplen funciones publicas en la ciudad de Santiago de Cali, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes, especialmente las contenidas en la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos.

Su contenido describe claramente las etapas para elaborar las tablas de Retención Documental, caracteriza los procesos administrativos...