Guia 1

• Definición de manual.

Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta ó separadamente.

• Objetivos de los manuales.

- Presentar una visión de conjunto de la organización (manual de organización).

- Precisar las funciones de cada unidadadministrativa (manual de organización)

-Presentar una visión integral de cómo opera la organización (manual de procedimientos).

-Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento (manual de procedimientos).

-Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa (Manual de procedimientos)

-Precisar funciones, actividades yresponsabilidades para un área específica (manual por función específica).

-Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo (manuales administrativos).

-Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales (manuales administrativos).

• Técnicas de elaboración de los manuales.

Existen tres técnicas para laelaboración de los manuales, los cuales son descritos a continuación:

- Verificar los puntos o asuntos que serán abordados: En este punto se especifica en si los asuntos o puntos de mayor relevancia que debe contar el manual.

- Detallar cada uno de los asuntos: En esta parte permite recopilar los datos sobre los asuntos que se va a tratar mediante el hecho de observar cómo se realiza eltrabajo aclarando la forma en que el servicio es realizado.

-Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual: Esta ultima técnica deberá explicar él porque, el cómo, quien lo hace, para qué deberá ser redactado en forma clara y sencilla.

• Tipos de manuales.

- Manual de Organización. El manual de organización describe la organización formal, mencionado, para cadapuesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidad. 

- Manual de Políticas. El manual de políticas contiene los principios básicos que regirán el accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones

- Manual de procedimientos y normas. El manual de procedimientos y normas describe en detalle las operaciones que integran los procedimientos las normas a cumplir porlos miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos administrativos en el orden secuencial de su ejecución

- Manual del especialista. El manual para especialistas contiene normas o indicaciones referidas exclusivamente a determinado tipo de actividades u oficios. Se busca con este manual orientar y uniformar la actuación de los empleados que cumplen iguales funciones.

-Manual del empleado. El manual del empleado contiene aquella información que resulta de interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en el momento de la incorporación. Dichos temas se refieren a objetivos de la empresa, actividades que desarrolla, planes de incentivación y programación de carrera de empleados,derechos y obligaciones, etc.

- Manual de Propósito múltiple. El manual de propósitos múltiples reemplaza total o parcialmente a los mencionados anteriormente, en aquellos casos en los que la dimensión de la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y mantenimiento.

• Características de los manuales.
Por su Contenido:

- Manual de historia del organismo.

-Manual de organización.

- Manual de políticas.

- Manual de procedimientos.

- Manual de contenido múltiple (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización).

- Manual de adiestramiento o instructivo.

- Manual técnico.
Por Función Específica
- Manual de producción.
- Manual de compras.
- Manual de...