guia de administracion

Guía De 2DA unidad para examen parcial
1; Describir las definiciones de los siguientes
A) Documento: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)B) Expedientes: Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar.
C) Registro: Acción que consiste en mirar o examinar una cosa, un lugar o a una persona con cuidado ydetenimiento para encontrar algo que se está buscando:
D) archivo: El término archivo, viene del latín: archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.


2; Describe las características de los documentos
Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a aquellosdocumentos que no están destinados a la producción de efecto alguno como son, por ejemplo, los resúmenes, extractos...Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa.
Son emitidos por un órgano administrativo: El emisor de un documento administrativo - aquél que lo produce - es siempre uno de los órganos que integran laorganización de una Administración Pública.
Un documento es válido cuando su emisión cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.
3; Describe el concepto de
a)Tipo: El tipo es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, porque revela tanto el contenido como la estructura del documento. Normalmentederiva de la acción representada, por ejemplo, si la acción es una pregunta el tipo es cuestionario.

b)Formato:
El formato pone de manifiesto la forma que tiene los documentos de reunirse y el soporte en el que están
c)Cantidad:
La cantidad es el número, el volumen o el espacio que ocupan los documentos.
D)Forma
La forma es más conocido como la tramitación documental y consiste en saber si setrata de una copia o el original

5.Cuáles son los colores de los documentos

6.Describe las funciones de los archivos:
Las funciones de los archivos son tres:
 Recoger la documentación producida por una institución.
 Conservar la documentación, utilizando las técnicas que garanticen su organización, su instalación y su preservación.
 Difusión de la documentación, creando losmecanismos necesarios para que sea recuperable la información.


7.cuáles son las tareas encomendadas al personal de los archivos 5

La organización y puesta en servicio de la documentación administrativa,
 Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de la oficina.
 Aplicar los principios y técnicas de valoración y de selecciónde los documentos que posean un valor secundario.
 Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en la distintas etapas de los archivos.
 Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información.
 Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice su conservación de forma integra.
 Asegurar que estas y otras funciones quemantienen los archivos están recogidas en un reglamento.

8.Describe las etapas de los archivos
Existen distintos tipos de archivos en función de los documentos. El archivo entendido como un fondo documental constituye un todo unitario que atraviesa distintas etapas establecidas en función del acto de vida de los documentos.
 El archivo de gestión o de oficina: Los documentos en la fase de...