Guia De Documentos Empresariales

LA CARTA

1.1. CONCEPTO: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

1.2. ZONAS:

1.2.1. Zona 1: Espacio destinado para la impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (Opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales,desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

1.2.2. Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax. Teléfono. Télex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puedeabarcar todo el ancho de la hoja.

1.2.3. Zona 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o de fecha de recibo del documento.

1.3. MARGENES:

Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.

1.4.PARTES DE LA CARTA:

1.4.1. Número (referencia): La numeración es consecutiva según lo establece el código de Comercio. Le puede anteceder el código de dependencia, determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior (zona 1)

1.4.2. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlíneas delnúmero (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

Ejemplo: Riohacha, 11 de abril de 2008

1.4.3. Datos del destinatario: Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.

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A partir de la ciudad y la fecha,se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla, de la siguiente forma:

1.4.3.1. Tratamiento o título académico: Con mayúscula inicial.

Ejemplos:
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista.

1.4.3.2. Nombre del destinatario: Seubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Ejemplos:

Señor.
LUIS CARTAÑEDA LONDOÑO.

Nota: Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido.

1.4.3.3. Cargo: Se escribe con mayúscula inicial.
Los nombres de cargos demasiadosextensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.

Ejemplo: Gerente General

Los nombres de cargos demasiados extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.

Ejemplo:

Señor
EDUARDO SUÁREZ RICO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales.3
1.4.3.4. Empresa: Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda, S.A. y otras que pueda contener la razón social.

Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razónsocial, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.

Ejemplos:

A.J.P. (Alberto Jiménez Pino)
BCH (Banco Central Hipotecario)

Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida.

Ejemplos:...