Guia para la elaboracion de una carta

1.1. GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES
Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán
para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad.
Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el
original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es elcaso) se imprime(n) en papel
con membrete y logotipo.
Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte
papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario,
la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en
cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en elconsecutivo de Archivo
y correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los
casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias
adicionales, con sus respectivos sobres para su envío.
Recomendaciones para tener en cuenta:
• Fuentes recomendada: Arial
• Tamaño de la fuente: En redacción normal será entre 12 puntos, para laredacción de
cartas y documentos de un solo párrafo, y para documentos muy extensos en razón de
ahorro, se podrá redactar a 11 puntos.
• Uso de la Negrilla: Es de aclarar que el uso de la negrilla NO ES BIEN VISTO O
PERMITIDO EN LA REDACCIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES Y ESPECIAL
EN LA ELABORACIÓN DE LA CARTA. Si se quiere resaltar un párrafo o palabra, se
podrá colocar en mayúscula.
PARTES DELA CARTA
Numero (radicación): La numeración es consecutiva asignado por el sistema de radicación de
la CAR. Se escribe de dos a tres interlineas del margen superior derecho.
Ciudad y fecha: Las comunicaciones se deben elaborar solo con la ciudad de origen y la fecha
de envío, se encuentran impresas en el respectivo sticker de radicación o fechador.
Datos del destinatario: Los datos deldestinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a
un funcionario especifico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura
responsable, con el respectivo tratamiento o título académico, con mayúscula inicial (Señor,
Doctor, Licenciado)
Nombre del destinatario: En lo posible nombres completos del destinatario, en mayúscula
sostenida o con mayúscula inicial, No se utilizanegrilla. ( Ejemplo: Sergio Aparicio Soto o
SERGIO APARICIO SOTO)
Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el
documento.
MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL 3 de 50
Cargo: Nombre completo del cargo, Se escribe mayúscula inicial.
Empresa: Se anota en la línea siguiente del cargo, con la denominación más ampliamente
conocida, es decir, razón social, osigla o acrónimo.
Dirección o apartado: Se debe registrar la dirección completa del destinatario. (Carrera 64
No. 87-54)
El apartado se anota como un solo número. En este caso no se escribe la dirección.
(Apartado 10793)
Nombre de la Ciudad: Se identifica la ciudad, aun tratándose de correspondencia local.
(Manizales, 12 de marzo de 2003)
País: Si la carta va dirigida al exterior, se anotael nombre del país en la misma línea de la
ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Asunto: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro a seis
palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se anota contra el margen izquierdo en el estilo
bloque extremo
Saludo o vocativo: (opcional) Para las damas se acostumbra el nombre y para loscaballeros el
apellido. (Apreciado señor Gómez.)
Texto: Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta
lo siguiente:
• El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de preferencia, se
expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo
empresarial, así se trate de un único firmante.
• En lo...