Guía De Autoaprendizaje 5

Control
Se define el control como la apreciación del resultado en cuanto al logro de objetivos organizacionales.

-Concepto
El control es la apreciación del resultado de ejecutar los planes en relación con los objetivos previamente establecidos, determinando las causas de las posibles desviaciones y las medidas oportunas para su corrección.

Propósitos del Control:

Evaluar el logro deobjetivos
Prever desviaciones en la ejecución de planes y programas
Optimizar la utilización de recursos
Proponer y sugerir alternativas administrativas
Establecer diagnósticos continuos
Promover la creatividad e innovación

Sistemas del Control
El control se define como la etapa final del proceso administrativo en el cual se aprecia el resultado de la ejecución de los planes, comprando ese resultado conlos objetivos y estrategias planteados.
Lo anterior se hace posible aplicando los sistemas, métodos y medios de control. Por lo que respecta a los sistemas, se consideran los siguientes:
La supervisión
La evaluación

La supervisión:
Aun cuando la supervisión se considera más bien como parte de la dirección es un sistema importante de control en las organizaciones.
Se concibe en concordancia con lateoría de las relaciones humanas o del comportamiento, ya que la teoría clásica de la administración ubica la supervisión como forma de control por excelencia
Es una dirección democrática, cuyo principal interés es el hombre y su realización va en consonancia con los objetivos organizacionales

Evaluación
Se conceptúa la evaluación como u proceso sistemático de medición y comparación deresultados en la relación con los objetivos.
Se evalúan logros, objetivos, recursos y necesidades. La evaluación es constante, dinámica, objetiva, oportuna y permanente.

Tipos de evaluación
-Directa
-Indirecta

Métodos del Control
Para el control se aceptan como más adecuados dos métodos:
El archivo
La auditoria

Archivo:
Se define como el conjunto de documentos debidamente clasificados y ordenados queintegran los datos históricos y la información esencial de una organización social.
El archivo se clasifica según su destino y según el sistema de acceso.
Según su destino : pasivo o en almacén activo o en ejercicio
Según el sistema de acceso : público, privado y secreto

La auditoría
La auditoría es un procedimiento técnico que sirve para evaluar la marcha de un trabajo
Objetivo: descubrirdeficiencias e irregularidades y plantear soluciones
Utilidad. Ayudar a la dirección a lograr un control continuo y constructivo.

Técnicas del Control mas empleadas
Algunas técnicas del control de uso frecuentemente son señaladas a continuación:

Informes
Concepto:
los informes son documentos escritos en los culés se precisan datos y cifras en forma ordenada y significativa, que son utiles paraevaluar, volver a definir o tomar decisiones.
Requisitos
Los informes deben presentarse a tiempo
Los datos y cifras deben de corresponder a la realidad
Los aspectos informados serán detallados
Los datos y cifras ser comprobables
Objetivos
1. Construir la base para la toma de decisiones con información real, integra, veraz y oportuna.
2. La información proporcionar datos significativos paraactualizar los planes y programas
3. Servir para coordinar esfuerzos a todos los niveles de autoridad
4. Sintetizar información importante
5. Ahorrar tiempo en el análisis de la organización.

Clasificación
Los informes pueden clasificarse según el propósito, el diseño, el contenido etc.
Tipos de informes:
-Cualitativos
-Cuantitativos
-De control
-De planeación
-Provocados
-Solicitados.

Pasos delControl
Los pasos del control son: establecer parámetros de medición, aplicar los sistemas de control y evaluar los resultados. La evaluación permite comparar los logros en relación con los objetivos planteados en la planeación. Si detectan errores, desviaciones u objetivos sin lograr se aplican las medidas conducentes para enderezar el camino. Pueden aplicarse también correcciones y mejoras...