Herramientas de automatizacion de oficinas

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  • Publicado : 9 de febrero de 2012
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INTRODUCCION

En el presente trabajo investigativo se dará a conocer las herramientas de automatización de oficinas, como estas son usadas por las empresas u organizaciones o personas comunes, dichas herramientas están destinadas a ayudar al trabajo diario tanto en el ámbito administrativo, organización o personal.

También se planteara analizar los orígenes, característicaventajas y desventajas que ofrece la suite office de Microsoft y el open office de Linux como la herramienta más usada en la ofimática.

Herramientas de automatización de oficina

Las Herramientas de automatización de oficina son un conjunto de aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario organizativo y administrativo de una empresa u organización, forman parte de este tipo de softwarelos procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc. Cuando estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribución e instalación, se les conoce con el nombre de (suite ofimática).
Usualmente estas herramientas de ofimática incluyen: Manejador o Administrador de Bases de Datos, Hojas decálculo, Procesadores de Textos, Presentadores de ideas y Gráficos.
* Hojas de cálculo
Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) aparecieron cuando surgió la necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en los grandes ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinación de calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos delos sistemas informáticos, las convierten en una herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial. Mediante una hoja de cálculo podemos realizar diversas tareas que involucren tanto la organización y presentación de información, como el cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores matemáticos y lógicos.
Una hoja de cálculo está compuesta por filas ycolumnas. Cada punto donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas con números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un valor, que puede ser numérico o no, e incluso puede tener diversos formatos. Cada celda puede serreferencia por otra de tal forma que los datos almacenados en unas se convierten en información utilizada por otras a través de formulas y funciones. Las formulas son cálculos matemáticos creados por el usuario mientras que las funciones son operaciones matemáticas predefinidas en las cuales el usuario sólo establece los argumentos o parámetros de funcionamiento. Una formula puede estarconstituida por funciones, por ejemplo: =REDONDEAR (SUMA(A2:A15);1).
En este ejemplo existen dos funciones que por separado realizan tareas distintas. La función REDONDEAR es una operación predefina que ajusta los números decimales de un resultado según los intereses del usuario. La función original tiene esta forma: REDONDEAR (n°;n°de decimales); esto es, primero se selecciona el número que se desearedondear y luego la cantidad de decimales que se necesita. En el ejemplo empleado, el número a redondear es el resultado de un suma (otra función) de los valores contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están juntas y que para efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta de la forma indicada.El funcionamiento de los cálculos matemáticos en una planilla sigue las mismas reglas de la aritmética básica. Primero se resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo mismo ocurre con los paréntesis. Primero se resuelven los paréntesis interiores y luego los exteriores.
Adicionalmente, las hojas de cálculo más conocidas en el mercado actual suelen integrar...
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