Herramientas para el eficiente desempeño en la oficina

HERRAMIENTAS PARA EL EFICIENTE DESEMPEÑO EN LA OFICINA
“NORMAS DE ICONTEC”









































CONTENIDO




NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS SOBRE DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

OBJETIVO

1. ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES

2. ELABORACIÓN DE MEMORANDOS

3. ELABORACIÓN DE CIRCULARES

4. ELABORACIÓN DE SOBRES

5.ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS

6. ELABORACIÓN DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADOS

7. ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA

8. ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS




1. ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES


NORMA TÉCNICA ICONTEC 3393


DEFINICIONES

Para efectos de esta norma se establecen las siguientes:

 CARTA: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comercialesentre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados.
 Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social.
 Anexo: documento o elementos que acompaña a la carta.
 Apóstrofe: signo ortográfico (‘) que, para efectos de esta norma, se utiliza para separas las cifras en dinero que indicanmillón.
 Asunto: síntesis del contenido de la carta.
 Copia: fiel reproducción de un documento.
 Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, teles y dirección electrónica y NIT de quien envía la comunicación.
 Despedida: palabra o frase de cortesía
 Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación.
 Encabezado: línea deidentificación para indicar la continuidad del documento.
 Espacio: distancia horizontal de escritura.
 Estilo: orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.
 Fecha: lugar de origen del documento, día, mes y año de envío.
 Interlínea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón.
 Líneas especiales: líneas de anexos, copia, eidentificación del transcriptor.
 Logotipo. Símbolo que identifica a una empresa.
 Membrete: inscripción impresa del conjunto de datos que identifica a una persona natural o jurídica.
 Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.
 Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
 Razón social: nombre que identifica a unaempresa.

 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
 Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
 Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.
 Texto: cuerpo del mensaje.
 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
 Zona: espaciopredeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

CLASIFICACIÓN

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de la primera hoja y dos estilos para la presentación, así:

 MODELOS

MODELO 1: Para el diseño de la papelería se distribuye en tres zonas (1 y 2 para datos del remitente y la 3 se deja libre para sello de registro ofecha de recibido).

MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que se deja libre). Ver Figura 1.

 ESTILOS

BLOQUE EXTREMO: Todas las líneas parten del margen izquierdo

BLOQUE: Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

 REQUISITOS
Superiorentre 3 y 4 cm
MARGENES:


Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm Lateral derecho entre 2 y 3 cm









Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm

 ZONAS

ZONA 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT
ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad
ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro....