Hoja de Operación


REGISTRO DE FIRMAS







ELABORADO POR
NOMBRE: GLORIA PATRICIA GRISALES H FIRMA:
CARGO: DIRECTORA C.L. CAD FECHA (dd/mm/aaaa):













REVISADO POR
NOMBRE: FIRMA:
CARGO: FECHA (dd/mm/aaaa):














APROBADO POR
NOMBRE: FIRMA:
CARGO: FECHA (dd/mm/aaaa):
 









CONTENIDO




1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO 32. RESPONSABLES CLIENTE – SUPPLA 3


3.INDICADORES ASOCIADOS 3


4. (CÓDIGO) (NOMBRE) 4


6.CONTROL DE REGISTROS ASOCIADOS 4


7. HISTÓRICO DE CAMBIOS Y/O REVISIÓN 4





























1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
Nombre del Proyecto:
Grupo Orbis
Dirección del Proyecto:
Calle 19 A No.43 B - 41
Ciudad:
Medellìn
Departamento:
Antioquia
Área
Estructura
Producto
Proyecto
PlataformaNIT
10D
10
999
CSM001
BL01
890.913.817
Alcance del Servicio
Recepción correspondencia
Digitalización documentos
Clasificación documentos
Radicación documentos
Entrega documentos
Atención de consultas
Re archivo de documentos
Inter archivo de documentos
Transporte
Custodia documental simple
Servicio de Administración del Centro Documental
Horarios

Inicio
Fin

Inicio
Fin
Horario de Atención CAD07:00
17:00
Recepción de Consultas
07:00
17:00
Transferencias a CAD
07:30
16:30
Correspondencia
07:00
17:00
Otros – Transferencias Bodega
8:00
16:00



Dotación de Personal
Cargo
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Supervisor Operativo CAD
X
X
X
X
X
Auxiliar Operativo de Archivo
X
X
X
X
X


2. RESPONSABLES CLIENTE – SUPPLA
Cliente
SUPPLA
Nombre: Elizabeth Cristina Gallego Molina
Nombre: MarioAlonso Rodriguez Marín
Cargo: Coordinadora Servicios Generales
Cargo: Gerente de Cuenta
Dirección: Calle 19 A No.43B - 41
Dirección: Calle 14 A No.52A - 20
Ciudad: Medellín
Ciudad: Medellín
Teléfono:
Teléfono: 4441028 ext.110
Correo: elizabeth.gallegom@grupo-orbis.com
Correo: mario.rodriguez@suppla.com
Móvil:3104254141
Móvil:3166912194
Temas a tratar:
Temas a tratar:
Cliente
SUPPLA
Nombre:
Nombre:Viviana Patricia Gutierrez Fonseca
Cargo:
Cargo: Directora Operativa Gestión Documental
Dirección: Calle 19 A No.43B - 41
Dirección: Avenida 32 No.49 A - 65
Ciudad: Medellín
Ciudad: Bello
Teléfono:
Teléfono: 4830202
Correo:
Correo: Viviana.gutierrez@suppla.com
Móvil:
Móvil: 3164719808
Temas a tratar:
Temas a tratar:
Cliente
SUPPLA
Nombre:
Nombre: Gloria Patricia Grisales Hernández
Cargo:Cargo: Directora Centro Logístico
Dirección: Calle 19 A No.43B – 41
Dirección: Calle 19 A No.43B – 41
Ciudad: Medellín
Ciudad: Medellín
Teléfono:
Teléfono: 3848400 ext.4105
Correo:
Correo: gloria.grisales@suppla.com
Móvil:
Móvil: 3188267916
Temas a tratar:
Temas a tratar:


3. INDICADORES ASOCIADOS
Nombre Indicador
Medición
Meta
Condiciones
Cumplimiento consultas
Cantidad consultas generadas/cantidad consultas atendidas
95%
N/A
Cumplimiento consultas
Cantidad consultas atendidas/ cantidad consultas atendidas a tiempo
95%
N/A
Entregas oportunas de correspondencia
Cantidad documentos recibidos/ cantidad documentos entregados a tiempo
95%
N/A


4. GO-CAD-P-1 CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Actividad
Descripción de la actividad
Registro
Código
Nombre del Registro


SUPPLA
Cliente


1.Recibir losenvíos y/o documentos
Cada que llegue un mensajero a entregar correspondencia en la ventanilla de Grupo Orbis se debe tener en cuenta:

Comunicaciones:

Validar que venga dirigida a una de las Compañías del Grupo
Si viene dirigida a un funcionario y no describe el cargo, se debe validar según listado entregado por el cliente, si ésta persona se encuentra activa, en caso contrario no se recibe; estelistado se encuentra disponible en carpeta compartida de equipo de digitalización llamada Base de datos, archivo listado empleados.xls
Si la comunicación llega con la dirección de Grupo Orbis, a nombre de una persona y especifica el cargo y esta persona ya no labora, se debe validar el nombre de la persona que la reemplaza.
Si llegan comunicaciones personales no se reciben.
Los extractos bancarios...