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Este proceso va desde la detección de necesidades hasta la evaluación de resultados. El siguiente diagrama te dará un panorama general del proceso y posteriormente encontrarás una explicación de cada etapa.
Pasos para elaborar un programa de capacitación:
Primer paso: detección de necesidades
Segundo paso: clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación
Tercer paso:definición de objetivos
Cuarto paso: elaboración del programa
Quinto paso: ejecución
Sexto paso: evaluación de resultados
Para elaborar un programa de capacitación el primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar técnicas adecuadas para este fin elimina las pérdidas de tiempo.
El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir,  se tienen que clasificar yordenar para decidir cuáles son las más urgentes, o más importantes, o cuáles requieren atención inmediata y cuáles se tienen que programar a largo plazo.
El tercer paso es definir los objetivos de capacitación, es decir, motivos  de llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa y medible para más adelante, después de aplicar el programa, poder evaluar losresultados.
El cuarto paso es elaborar el programa de capacitación. En este momento se determina qué (contenido), cómo (técnicas y ayudas), cuándo (fechas, horarios), a quién (el grupo), quién (instructores), cuánto (presupuesto).
El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la práctica.
El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante ydespués de ejecutarlo.
1º paso
La detección de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debería hacer en un puesto y lo que realmente se está haciendo, así como las causas de estas diferencias. En otras palabras  una investigación que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempeñar adecuadamente las funciones de supuesto.
Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:
¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto?
¿Qué se debe lograr?
¿Qué se debe hacer?
¿Qué conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto?
¿Qué está logrando?
¿Qué está haciendo?
Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientesaspectos:
Conocimientos y habilidades técnicos que se requieren para el puesto.
Habilidades administrativas acerca de cómo organizar el propio trabajo y el de los demás, utilizar los recursos, y lograr los objetivos.
Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicación, de trabajar en equipo, etcétera.
Habilidades conceptuales como son el análisis y solución deproblemas.
Habilidad para el logro de resultados.
Hay que acotar que la detección de necesidades de capacitación puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa.
Es muy importante establecer las necesidades de capacitación en términos de productividad y de una manera objetiva y medible.
Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el margen deerror (calidad), incrementar el número de unidades de producto o de prestaciones (cantidad), mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etcétera.
Con todo, algunas  veces es difícil establecer las necesidades de una manera medible, por ejemplo cuando se habla de comunicación o de liderazgo.
Para llevar a cabo la detección de dichas necesidades podemosaplicar diversas técnicas e instrumentos.

2º paso
Una vez detectadas las necesidades de capacitación, el siguiente paso es clasificarlas y jerarquizarlas. Esto permite determinar cuáles son las más urgentes o más importantes.
La manera más usual de clasificar las necesidades de capacitación es la siguiente:
Las que tiene una persona.
Las que tiene un grupo.
Las que tiene un nivel.
Las de...