Implantacion y evaluacion del sistema de archivo

Resumen
Capítulo 17: Implantación y evaluación del sistema de archivo

Cuando se establece un negocio u oficina, es vital ser muy responsable y prestar especial atención a la selección del personalencargado de establecer, manejar, dar seguimiento y evaluar el sistema de administración de documentos de la institución; ya que estos conocimientos deben ser parte de los requisitos básicos para lacontratación del mismo. Antes de establecer un sistema de registro se debe hacer un plan y tomar en cuenta diferentes aspecto para su incorporación. Algunos aspectos que se deben considerar son lossiguientes; sistema de clasificación que se va a utilizar (si es alfabético, geográfico, numérico, por asunto o combinación de sistemas), sistemas electrónicos y manuales que se incorporarán, equipo ymateriales, entre otros. Es necesario que periódicamente se lleve a cabo una revisión o evaluación del sistema en uso, ya que las organizaciones son dinámicas, evolutivas y no estancas. Es decir, enmuchos casos cambian la naturaleza de sus operaciones o se diversifican. En diversos casos se requiere unas revisiones mayores, por tanto, se recomienda hacer un estudio detallado que incluya uninventario de documentos, ya que el mismo es el estudio del contenido de todos los archivos de la organización y refleja: el tipo de documentos que se conserva, la cantidad de documentos y los medios en quese conservan, métodos de archivo y sistemas de clasificación en uso, entre otros. La revisión y evaluación del sistema ayudara a determinar si es más conveniente conservar los documentos en medioselectrónicos, en papel, en sistemas de imágenes o si se deben combinar estos medios.

Al cambiar las operaciones de un negocio u oficina, les obliga hacer ajustes al sistema de clasificación de losdocumentos. Algunos de estos cambios pueden ser: en la ubicación de sus archivos y en la manera de conservar la información, para facilitar el acceso a los documentos, fluya la comunicación y para que...