importancia de la oficina

Importancia de la Oficina

Las Oficinas son importantes ya que en estas áreas se realizan actividades de trabajo eficiente para alcanzar resultados positivos en el desenvolvimiento cotidiano de una empresa.
Estas labores pueden ser de índoles administrativas, legales y de ventas, entre otros.

La Oficina

La oficina es el lugar de la empresa donde la información recibida es procesadacon el objeto de aportar datos necesarios para la administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean más efectivas.

Una oficina es generalmente un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá supropio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo


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Característica de la Oficina

*Esta integrada por recursos humanos: son todos los empleados que cumplen las tareas de la oficina
* Recursomaterial: Se refiere al mobiliario y al equipo destinado a realizar las diversas tareas. Dentro del mobiliario de encuentran; los escritorios, sillas para visitantes, sillas giratorias mesas para teléfonos, bibliotecas o vitrinas para libros entre otros
*Existen equipos como el teléfono, computadoras, televisores.

Ventajas y desventajas de la Oficina

Ventajas de la oficina:

*Se alcanza motivación y la productividad: Cuando cada trabajador tiene su propio espacio, se mejora la comodidad y se reducen las conversaciones entre los trabajadores, lo que permite evitar la pérdida de tiempo.
*Se logra mayor eficiencia: Con los aparatos tecnológicos modernos el trabajo en la oficina ya no requiere horas ni mucho esfuerzo humano, ahora se puede terminar un buen trabajo en solo minutos:Procesar información electrónica, hacer registros financieros, confiar en la automatización, impresión de documentos, hacer cálculos estadísticos, etc.

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*Se logra mayor capacidad extendida: Los ordenadores, mobiliario y accesorios para la comodidad de una oficina son cada vez más pequeños y eficientes.
*Puede lograrse mayor flexibilidad: En las redes sociales y publicidad online podemos vermuchas ofertas de asistentes virtuales. Hoy en día, muchos empleados de una empresa pueden estar en cualquier parte del mundo.

Desventajas de la oficina

*Aislamiento del trabajador: cuando el trabajador se encuentra aislado, es probable que se disperse con mayor facilidad y que, en lugar de trabajar, se dedique a navegar por Internet u otras actividades.
 
*Espacios Restringidos: En lasoficinas donde existe menos espacio y distancia entre los empleados, suele haber un clima más bullicioso y menor concentración.

Competencia del Oficinista

*Asistir en las actividades secretariales desarrolladas en la oficina, recibiendo, chequeando, clasificando, distribuyendo, archivando, registrando y transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades técnicas y administrativas de launidad. 

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*Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad. 
*Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares. 
*Efectúa y atiende llamadas telefónicas. 
*Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se leasigne

*Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en lo documentos soporte. 

*Transcribe información para mantener bases de datos. 

*Realiza respaldos a la información procesada en el computador. 

*Graba información para mantener bases de datos. 

*Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujo gramas y otros documentos con la información procesada. ...