Importancia De Las Trd

Trabajo de
Producción de documentos

Instructor: Pedro Ángel rincón
Aprendiz: Maryuri Suarez Rojas

Asistencia Administrativa
Instituto: Mariano Ospina Rodríguez
Sede: Monseñor Luis Pérez Hernández
04-10-2011
10©

Trabajo de
Producción de documentos

Instructor: Pedro Ángel rincón
Aprendiz: Maryuri Suarez Rojas
Cód.: 32

Asistencia Administrativa
Instituto: Mariano OspinaRodríguez
Sede: Monseñor Luis Pérez Hernández
04-10-2011
10©

Introducción

A continuación podemos observa la definición de las TRD su importancia y los métodos de realización, además conoceremos los diferentes canales o medios la de documentación y los métodos de clasificación de documentos.

El presente trabajo tiene por objetivo profundizar la definición de las TRD, medios de documentacióny la clasificación de documentos que dieron como resultado desde el análisis del autor.

Conclusión

1. Con este trabajo aprendí la importancia de las TRD a como realizarlas como llevarlas a cabo en la administración y en la labor archivística.

2. Con este trabajo logramos comprender el funcionamiento y la importancia de los canales y medios de la documentación y la clasificación delos documentos recibidos, así como su importancia en la asistencia administrativa y como podemos hacer un mejor funcionamiento de esta, como manejarlo en cada ocasión que corresponda. También logramos saber, como se llevan a cabo y que procesos se utilizan para cada ocasión.

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

1. DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de SERIES con suscorrespondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.

IMPORTANCIA DE LAS TRD
Importancia de las tablas de valoración documental (TVD)
 
Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen
Carácter permanente.
Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyopara racionalizar los procesos administrativos Facilitan el manejo de la información.
Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
  
 Para la administración:
 
*permiten planificar las acciones quedeben adelantarse para asegurar el adecuado tratamiento de la documentación en su segunda y tercera fase;

*señalan los tiempos en que deben seleccionarse y eliminarse los documentos;

*sirven de guía a la administración y al área de archivo para realizar las transferencias secundarias y proporcionar un servicio eficiente;

*garantiza el derecho a la información;

*favorece una adecuadaselección documental;

*permite la adecuada conservación de los documentos de valor histórico, y

*racionaliza recursos y espacios.

Para el desarrollo de la labor archivística:
 
*contribuyen a la organización de los fondos acumulados;

*disminuyen el volumen documental;

*reglamentan el tiempo de retención en la segunda etapa del ciclo vital del documento;

*señalan la documentaciónque se debe seleccionar y orientan sobre el tipo demuestre o que se debe aplicar;

*registran los criterios que se deben aplicar en la selección documental;

*identifican la documentación de valor histórico o permanente que debe conservarse totalmente, y

*promueven la protección y conservación del patrimonio histórico documental de la institución.

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2. CANALES O MEDIOS DE LADOCUMENTACION

*MENSAJERIA Requiere el uso de un cliente de mensajería instantánea que realiza el servicio y se diferencia del correo electrónico en que las conversaciones se realizan en tiempo real. La mayoría de los servicios ofrecen el "aviso de presencia", indicando cuando el cliente de una persona en la lista de contactos se conecta o en que estado se encuentra, si está disponible para tener...