Elaboracion trd

GESTION DE INFORMACIÓN

CÓDIGO:
Z-PR-11.005.010

PROCEDIMIENTO ELABORACION DE TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN: 0.0
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SUBPROCESO: Implementación de la gestióndocumental
1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

PROCESO: Gestión Documental

OBJETIVO: Elaborar las tablas de retención documental de las dependencias de la Universidad Nacional de Colombia quecuenten
con acto administrativo de creación de dependencia para controlar el archivo de gestión y el archivo central.
ALCANCE: Inicia desde que se envía la encuesta hasta que se Informa sobre laaplicación de las tablas de retención documental.
Aplica para la Sede Manizales.
DEFINICIONES:
1. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos orecibidos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de
archivo.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
1. Ley general dearchivos 594 de 2000 del archivo General de la Nación.
2. Acuerdo 39 del 2002 del archivo General de la Nación.
3. Acuerdo 42 del 2002 del archivo General de la Nación.
4. Resolución 385 de 2003 dela Rectoría de la Universidad Nacional de Colombia.
5. Resolución 386 de 2003 de la Rectoría de la Universidad Nacional de Colombia.
CONDICIONES GENERALES:
1. La tabla de retención documentaldependencia

ID.

ACTIVIDAD

se elabora

en las dependencias que cuenten con

2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
DEPENDENCIA O
CARGO Y/O
DESCRIPCIÓN
UNIDAD DE
PUESTO DEGESTIÓN
TRABAJO

Enviar
encuesta

Se envía la encuesta para el estudio
de producción documental al funcionario
de las
dependencias que están
nombrados bajo resolución encargado
del manejoy el archivo de
la
documentación, con el fin de informar
sobre los documentos que genera la
dependencia
de
acuerdo a su
importancia.

2

Buscar acto
administrativo

Se busca el acto...