Introduccion Trd

INTRODUCCIÓN TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Según la información establecida en la empresa QFC LTDA se estableció que la elaboración de las tablas de retención documental lleva un dispendioso trabajo, ya que se encontraron falencias en la organización de un sistema de gestión documental.
El objetivo que se propone en la elaboración de las tablas de retención documental es garantizar unaorganización avanzada que brinde facilidad, mejorando el acceso de la información que se maneja diariamente, satisfacer al cliente con respuesta e información requerida por estos mismos.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

* Encuestas (Para ejecutar este punto se tendrá un rango de 1 mes)
* Problemáticas de la empresa por falencias en elsistema de gestión documental
* METODOLOGIA
* Elaboración
* Procedimientos
* Formatos
* Tiempo de elaboración (para la ejecución de elaboración de las tablas de retención documental se tendrá una proyección de 2 años de elaboración)

DEBILIDADES DOCUMENTALES DENTRO DE LA ENTIDAD

* Se creara el comité de archivo
* No hay un espacio adecuado para elarchivo.
* Realizar capacitaciones a todos los empleados de la entidad buscando que se tenga conocimiento sobre el manejo de la documentación.
* Faltan los elementos utilizados para la conservación de los documentos y su almacenamiento.
* No se encuentran implementados los sistemas de ordenación y disposición para los documentos.
* No hay tablas de retención.
* No hay tablas devaloración documental
* No hay un sistema de gestión documental
* No hay unificación de formatos.

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta la encuesta aplicada a los jefes responsables de los diferentes departamentos se citara uno de los jefes de cada área para generar y conformar el comité de archivo, el cualmediante acta de creación n°001 de 12 de marzo de 2009, teniendo en cuenta que el manejo de la documentación producida en la empresa puede llegar a convertirse en una dificultad, por lo tanto es necesario contar con ciertos parámetros definidos de organización y control. La solución se basa en buscar un sistema de información normalizada de producción, conservación, evaluación y recuperación. Para estose estima un tiempo de 1 mes.
Se citara a todo el personal de las diferentes oficinas y demás, a una serie de capacitaciones donde se dará a conocer el manejo y la utilidad de la variedad de documentos que se realizan en función de sus actividades administrativas, estos documentos requieren específicamente que se les realice un determinado tramite y ordenación interna lo cual agilice y facilitela disposición final que se les debe dar. Por lo cual se realizara un cronograma periódico de las fechas en las cuales se realizaras dichas capacitaciones, se estima un tiempo de 3 meses.
Se implementara un espacio el cual cumpla con los requerimientos físicos y ambientales para lograr que los documentos tengan una mejor conservación, por lo cual es necesaria la adecuación de un entorno con todotipo de acogimientos para el archivo en el cual se encuentre una compatibilidad que genere una larga vida para dichos documentos generados por la empresa, para llevar a cabo este paso se necesita de 6 meses, dentro de los cuales se trabajara en encontrar el mejor sitio el cual cumpla y se adecue de la mejor manera con lo que se está buscando.
Se implementara una serie de elementos tanto físicoscomo químicos para la conservación documental, teniendo en cuenta en sistema de gestión documental que se implemente en la empresa, se realizara el debido pedido de elementos. Para esto se empleara un tiempo de 2 meses.
Se realizara en la organización de los documentos un proceso el cual consiste en la implementación de carpetas de diferentes colores para cada área administrativa lo cual nos...