Importancia Del Administrador Documental
Páginas: 2 (493 palabras)
Publicado: 26 de abril de 2012
EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
A través del tiempo, los archivos han sido considerados sitios de almacenamiento de la toda la documentación producida y recibida en el ejercicio de laslabores propias de cada entidad. Sin embargo, en los últimos años, más específicamente a partir del año 2000 con la creación de la ley 594 del Archivo General de la Nación, se ha dado una concientizaciónsobre la verdadera importancia que representan los archivos como fuente de información y consulta.
Debido a esto, el papel del Administrador documental se torna indispensable en las entidades einstituciones ya que le corresponde garantizar el correcto funcionamiento de la gestión documental y el acceso oportuno a la información requerida para consulta o desarrollo de una actividad específica.En el caso de entidades públicas o cuyas actividades implican la producción o recepción de documentos públicos o que dan trámite a solicitudes del público en general, el papel del Administradordocumental implica aún más compromiso y responsabilidad en el manejo y la custodia de la información.
Así también, el orden y la organización deben ser características esenciales en las laborescotidianas, además de la discreción, ya que en sus manos se encuentran los datos que soportan un hecho.
Debe además tener la capacidad de preservar los documentos en óptimo estado y que la informaciónallí contenida permanezca inalterable como testimonio de los actos y gestiones de cada institución, para que en el momento que la información sea requerida, ésta sea entregada de manera eficaz. Algunas de las labores propias del Administrador documental o archivista son:
* Recibir, clasificar, organizar, preservar y registrar toda la documentación.
* Revisar detalladamente losdocumentos para asegurar que cumplan con las necesidades de cada empresa o entidad.
* Guardar y archivar diligentemente los expedientes para permitir dar trámite a posibles solicitudes posteriores....
A través del tiempo, los archivos han sido considerados sitios de almacenamiento de la toda la documentación producida y recibida en el ejercicio de laslabores propias de cada entidad. Sin embargo, en los últimos años, más específicamente a partir del año 2000 con la creación de la ley 594 del Archivo General de la Nación, se ha dado una concientizaciónsobre la verdadera importancia que representan los archivos como fuente de información y consulta.
Debido a esto, el papel del Administrador documental se torna indispensable en las entidades einstituciones ya que le corresponde garantizar el correcto funcionamiento de la gestión documental y el acceso oportuno a la información requerida para consulta o desarrollo de una actividad específica.En el caso de entidades públicas o cuyas actividades implican la producción o recepción de documentos públicos o que dan trámite a solicitudes del público en general, el papel del Administradordocumental implica aún más compromiso y responsabilidad en el manejo y la custodia de la información.
Así también, el orden y la organización deben ser características esenciales en las laborescotidianas, además de la discreción, ya que en sus manos se encuentran los datos que soportan un hecho.
Debe además tener la capacidad de preservar los documentos en óptimo estado y que la informaciónallí contenida permanezca inalterable como testimonio de los actos y gestiones de cada institución, para que en el momento que la información sea requerida, ésta sea entregada de manera eficaz. Algunas de las labores propias del Administrador documental o archivista son:
* Recibir, clasificar, organizar, preservar y registrar toda la documentación.
* Revisar detalladamente losdocumentos para asegurar que cumplan con las necesidades de cada empresa o entidad.
* Guardar y archivar diligentemente los expedientes para permitir dar trámite a posibles solicitudes posteriores....
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