indicadores de gestion

INFORME DE CONTROL INTERNO

San José de Cúcuta, 22 de julio de 2013

A los accionistas de la Sociedad LABORATORIO ALFA S.A.

Como parte de mis funciones como Auditor externo de la entidad, revisé e hice pruebas al sistema de control interno con el alcance que consideré necesario para evaluarlo, según lo requerido por las normas de auditoría generalmente aceptadas. El propósito de dichaevaluación, de acuerdo con esas normas, fue establecer una base de confianza en el control interno adoptado para lograr el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
El estudio y evaluación del sistema de control interno realizada por nuestra firma auditora IMA AUDITORES S.A., no descubriría necesariamente todas las debilidades del sistema. Sin embargo, estimo que el sistema de contabilidad y loscontroles internos, excepto por las deficiencias que se exponen más adelante, se consideran adecuados para salvaguardar sus activos y los de terceros que puedan estar en su poder. Nuestra apreciación se basa en la revisión del sistema y de los controles internos existentes en el momento del examen.
De acuerdo con el estudio y evaluación practicada al sistema de control interno de la empresaeste me indico las siguientes situaciones que constituyen debilidades importantes:
HALLAZGOS
Con respecto al rubro de CAJA se encontraron las siguientes debilidades:
Falta ejercer más control en el manejo de los arqueos de la empresa teniendo en cuenta realizarlos de forma permanente, que las fechas en que se practican sean sorpresivas y que se estudie a fondo las diferencias encontradas con elfin de tomar medidas que frenen la ocurrencia de estos faltantes o sobrantes.

Falta prestar mayor atención a las diferencias encontradas en los arqueos de caja; ya que la mayoría se deben a errores humanos en la falta de actualización del libro de caja diario y en el registro de manera inadecuada de los comprobantes en el software contable.
Falta realizar permanentemente el formato de cuadregeneral de caja y tener en cuenta que muchas veces este se diligencia incompleto ya que se dejan muchas casillas en blanco.

Más control en la actualización de la información del libro de caja diario teniendo en cuenta que se debe actualizar de acuerdo a los soportes existentes.

Falta tener mayor precaución al momento de guardar las claves de cada una de las cajas registradoras existentes dentrode la empresa, ya que estas se depositan en un lugar accesible a cualquier persona y además falta establecer una política para el cambio de dichas claves cada vez que se asigne un reemplazo del empleado por sus vacaciones.

Falta el establecimiento de seguros para algunas personas que actualmente están manejando fondos en efectivo dentro de la empresa, y deben revisarse el monto de los segurosestablecidos actualmente ya que algunos no respaldan los fondos manejados por el empleado como ocurre con la señorita Diana Marcela Pérez Olaya quien es responsable del manejo de la caja menor dentro de la empresa y su seguro está establecido para cubrir un monto de $800.000 siendo que el valor del fondo de caja menor se aumentó a $1.200.000 el día 25 de febrero de 2013 y no se modificó elrespectivo seguro de responsabilidad y robo.

Falta de capacitación al personal encargado de manejar el efectivo.

Falta actualizar los manuales de funciones y procedimientos inherentes al personal encargado del manejo de fondos en efectivo dentro de la empresa.

Falta prestar más atención a las personas de los cargos que manejen dinero en efectivo, estableciendo controles que ayuden a evitar losfraudes.

Más definición en cada uno de los procedimientos que deben elaborar el departamento de contabilidad y auditoría interna para controlar eficientemente los cargos que manejen dineros en efectivo.

Se presenta una debilidad en que los reembolsos de caja menor no se realizan en las fechas oportunas y muchas veces cuando se va a disponer de este dinero para realizar pagos menores no se...