Industrial

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE LA CAJA Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL EXTRACTOS DE LA GUIA PARA LA CONTABILIDAD DE PROYECTOS DE LA GTZ Y MANUAL DE CONTROL INTERNO

Agencia de la GTZ Managua, Nicaragua
1. Pagos:

Como regla general todos los pagos deberán efectuarse por medio de cheques. Los pagos en efectivo solamente deberán realizarse en casos excepcionales. El cheque deberá ser emitidodirectamente a nombre del beneficiario, tanto para pago de facturas y/o servicios. Si el cheque es para abastecer de fondos la caja, este deberá ser emitido a nombre de el/la administrador/a de ésta, quien deberá elaborar un recibo como responsable de administrar la suma que ingresa .

2. Razón de los pagos: Todos los pagos efectuados con los fondos de la caja deben de tener como objetivo saldarexclusivamente costos ocasionados por el proyecto o la agencia de la GTZ, bajo ninguna circunstancia se podrán efectuar pagos para cancelar gastos privados o de índole ajena al proyecto.

1. Poder para el manejo de la caja: Solamente el/la director/a de la agencia de la GTZ o el/la asesor/a principal del proyecto (AP) están autorizados para administrar la caja y poseen al mismo tiempo la facultad detransmitir este poder a otras personas que ellos designen conveniente. Se autoriza la administración de la caja principal a la Señora/al Señor:

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2. Haberes de Caja: Los haberes de caja se limitan a la suma mínima requerida para el movimiento diario y para pagos a realizarse en efectivo. En esta caja, los haberes de limitan a la suma de:_____________________________
(cantidad y en letras)

para la caja en moneda local y para la caja en moneda extranjera.

_____________________________
(cantidad y en letras)

Los haberes antes mencionados deberán considerarse como un fondo rotativo de abastecimiento y bajo ninguna circunstancia la caja podrá tener sumas superiores a las aquí mencionadas. En caso de pagos recibidos que aumenten elmonto límite, el excedente deberá ser ingresado al banco a la mayor brevedad posible después de su recepción.

3. Libro de Caja:

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El Libro de Caja se debe llevar diariamente en el caso de que haya movimientos. Se deben conciliar diariamente los haberes de caja con el saldo del libro. Cada movimiento de caja deberá ser registrado en el Libro. Para cada moneda deberá llevarse un Libroseparado. Solamente podrán utilizarse Libros con páginas previamente numeradas. Los registros en el Libro deberán anotarse de la manera siguiente: • • • • • Indicar tanto el día de la operación, como el mes y el año. Asignar un número de registro correlativo en cada comprobante, el cual será anotado en la parte superior izquierda de cada comprobante. Anotar una breve, pero clara descripción delcontenido de la operación (texto). Anotar claramente el importe del ingreso o del pago. No se admiten borraduras ni tachaduras que no permitan identificar el error (p.ej.: con corrector líquido). En caso de que se cometan errores, estos se debn corregir tachándolos con una raya por encima del texto o del importe erróneo para posteriormente hacer el registro correcto. Las líneas que queden en blanco sedeben de rayar con el fin de que no se puedan añadir registros posteriores. Anotar el saldo al final de cada registro, para tener siempre actualizado el monto que podrá ser conciliado en cualquier momento con los haberes en efectivo. Cualquier diferencia deberá ser investigada inmediatamente para proceder a las correcciones correspondientes.

• • •

6.

Cobros y pagos: Solo se podrán efectuarpagos, si el comprobante de pago ha sido firmado por la persona autorizada. Las personas siguientes están autorizadas: a) El/la asesor/a principal del proyecto (AP) y/o el/la director/a de la agencia b) La persona que haya sido autorizada en forma escrita por el/la asesor/a principal del proyecto (AP y/o el/la director/a de la agencia. Esta autorización se limita a un determinado valor o a una...