Informatica Aplicada

TECSUP – PFR

Informática Aplicada

UNIDAD X

EXCEL AVANZADO: BASE DE DATOS

1. INTRODUCCIÓN
Es frecuente que la información contenida en una hoja de cálculo sea más fácil de
analizar si está en un orden determinado, o si se muestra sólo la información que
cumple con algunas características específicas. Así mismo, agrupar los datos para
obtener totales parciales puede facilitar elanálisis por comparación.
Pero no siempre los datos los encontramos en Excel, se podrá obtener datos
externos de tipo texto, de Word o de una Página Web.
Excel tiene las herramientas para que el usuario pueda ordenar y/o filtrar la
información especificando determinados criterios, así como para hallar
automáticamente subtotales para cada grupo de datos.
Pero también existen funciones específicaspara Base de Datos, para que realicen un
determinado cálculo para aquellos datos que cumplan con determinados criterios.
En esta unidad se verá cómo utilizar Excel para obtener datos externos, ordenar,
filtrar, y agrupar los datos de modo que la información se muestre como usted lo
requiera, así como el uso de las funciones de búsqueda.

2. OBJETIVOS
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Obtener datos externosde tipo texto o de una Página Web.
Aplicar filtros de texto, de fecha, de número, y por color.
Realizar Filtros Avanzados.
Agrupar datos y hallar subtotales.
Utilizar correctamente las diferentes funciones de Base de Datos.

3. TABLA DE DATOS
Cuando se tienen varios datos ordenados y clasificados adecuadamente, donde
cada dato forma parte de la definición de un registro, se tiene unaTabla de datos
(como actualmente se le llama en el Excel). Por lo tanto, una Tabla de datos es un
conjunto de datos que pertenecen a una misma entidad, objeto o individuo. Por
ejemplo la siguiente imagen muestra una Tabla de datos de Empleados.

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Cada renglón es un registro y cada columna un campo. Los datos de la misma fila,
que son un registro,pertenecen a la misma persona.
Cada registro debe tener un solo dato por campo, no se podrán tener dos valores
para una misma persona, por ejemplo, el empleado Javier Valdivieso no puede
tener dos sueldos.
En una Tabla de datos se pueden realizar diferentes operaciones como se
desarrollará en esta unidad.

4. IMPORTAR DATOS
Es muy fácil trabajar con datos que pertenecen a otros libros deExcel, pero es
frecuente que los datos que se quieran manipular no se encuentren en este mismo
formato, sino que tengan otro tipo muy diferente.
En esta unidad se van a revisar los procedimientos de importación desde un
archivo de texto, desde un archivo Web y de otros formatos.
4.1. DATOS EXTERNOS DE TIPO TEXTO
Ir a la pestaña Datos de la cinta de opciones, en el grupo Obtener datos
externos,y seleccionar Desde Texto.

Lo primero que aparece es la caja de diálogo de abrir un archivo, para este tipo
se pueden seleccionar los archivos de tipo *.pm, *.csv y desde luego los *.txt.
Luego se mostrará el Asistente, son 3 pasos a seguir. A continuación se
muestra el primer paso del Asistente.

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Las propiedades que se pueden cambiar sonlas siguientes:
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Tipo de los datos originales: Si los elementos del archivo de texto están
separados por tabulaciones, signos de dos puntos, signos de punto y coma,
espacios u otros caracteres, seleccione Delimitados. Si todos los elementos
de cada columna tienen la misma longitud, seleccione Ancho fijo.
Comenzar a importar en la fila: Escriba o seleccione un número de filapara especificar la primera fila de datos que desea importar.
Origen del archivo: Seleccione el juego de caracteres que se usa en el
archivo de texto. En la mayoría de los casos, puede dejar esta opción con el
valor predeterminado. Si sabe que el archivo de texto se creó con un juego
de caracteres distinto del que se usa en su equipo, debe cambiar esta opción
para hacer coincidir los juegos...