Informe

UNIVERSIDAD NACIONAL SAN CRISTÓBAL DE HUAMANGA
FACULTAD DE INGENIERIA DE MINAS, GEOLOGÍA Y CIVIL
ESCUELA DE FORMACIÓN PROFESIONAL INGENIERIA
DE SISTEMAS

OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LA UNSCH
CURSO : Taller De Ingeniería De Sistemas
PROFESORA : Ing. Jennifer Pillaca
INTEGRANTES : JANAMPA AUCCASI, Elizabeth
BENDEZÚ VILLENA, Edwin
JORGE MALCA, Glisse Lisbeth
SULCACONTRERAS, Edgar

AYACUCHO - PERU
2012

1. SISTEMA DE REFERENCIA.
OFICINA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO DE LA UNSCH.
2. LIMITE DEL SISTEMA.
LÍMITES: Oficina de Trámite Documentario de La UNSCH.
ENTORNO:
* Estudiantes de la UNSCH.
* Oficina Administrativa de la UNSCH.
* Docentes de la UNSCH.
* Personal Administrativo de otras áreas.
3. AGENTES QUE INFLUYEN AL SISTEMA* Personal Administrativo: Personal que trabaja en la Oficina de Tramite Documentario y Archivo Central.
* Docentes: Realizan tramite o atención de documento.
* Estudiantes: Realizan tramite o atención de documento.
* Comunidad: Personas ajenas a la institución que realizan trámites documentarios.
4. GRÁFICO DEL SISTEMA

5. DEFINICIÓN DEL SISTEMA BAJO ESTUDIO.
La Oficinade Trámites Documentarios es un órgano de apoyo dependiente de la Secretaría General, encargado de administrar el sistema de trámite documentario y de archivo de la Universidad Nacional de San Cristóbal de Huamanga.
También es encargada de programar, conducir y evaluar las actividades de administración documental, así como mantener, organizar y cautelar el Archivo.
La Oficina de TrámitesDocumentarios de la Universidad Nacional de San Cristóbal de Huamanga es responsable de organizar, coordinar, ejecutar, dirigir y controlar los procesos de administración documentaria.
El personal de la Oficina de Trámite Documentario está conformada por:
- Director de Sistema Administrativo (1).
- Especialista en Archivo (1).
- Especialista Administrativo (1).
- Técnico Administrativo (3)
-Auxiliar de sistema administrativo (5)
Registran todos los documentos que ingresan o se generan en la Universidad Nacional de San Cristóbal de Huamanga.
Tiene un flujo manual, es decir cada persona realiza el trámite, dado que la oficina de trámite documentario realiza movimientos a los expedientes.
Actualmente, la oficina de trámite documentario y archivo central, se ubica en las instalacionesdel rectorado, se encarga de la recepción de documentos, los registra y los deriva a las instancias correspondientes. Posee una oficina de apoyo ubicada en la ciudad Universitaria la misma que se encarga de los trámites documentarios de los alumnos regulares, con el fin de agilizar el proceso administrativo.
La oficina materia de investigación carece de un plan estratégico y un sistema deinformación que apoye sus funciones.
Las operaciones de trámite documentario son deficientes debido a la acumulación de documentos con un sistema manual, lo cual dificulta el seguimiento de los documentos.
El personal de dicha oficina realiza sus funciones de acuerdo al TUPA (Tramite Único De Procedimientos Administrativos).
6. DEFINICIÓN DE LA PROBLEMÁTICA.
a. PROBLEMA PRINCIPAL.“DEFICIENCIA EN LOS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA OFICINA DE TRÁMITES DOCUMENTARIOS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN CRISTOBAL DE HUAMANGA”
b. PROBLEMAS SECUNDARIOS.
* Demora en el trámite o atención de un documento al 80%, debido a que se observan tareas repetitivas, que se generan los olvidos y/o documentos extraviados.
* Uso de papel, sometiéndose a gastos excesivos por esteconcepto al 100%.
* No se puede ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, desperdiciándose el tiempo de búsquedas al tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
* Los instrumentos de gestión administrativa (MAP, MOF, ROF, CAP, TUPA, etc. son incongruentes,...