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Guía para la Elaboración de las Actas de Informes de Gestión

¿Cuál es la normatividad que rige en materia de actas de informes de gestión?

La Ley 951 de 2005, la Circular 11 de 2005 y la Resolución orgánica 5674 de la Contraloría General

¿Quiénes deben presentar actas de informes de gestión?

Los servidores públicos en calidad de titulares y representantes en todas las ramas del poderpúblico, en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, y metropolitano.
Los particulares que administren fondos o bienes del Estado.
El servidor público de jerarquía inmediata inferior, en caso de incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del servidor público saliente, previa autorización del jefe inmediato.
Gobernadores y Alcaldes cuando culminen su gestión, respectode los recursos de las transferencias del Sistema General de Participaciones de la Nación para los sectores de salud y educación, y sobre las regalías directas.

¿En qué eventos surge la obligación de presentar informes de gestión?

Por retiro o ratificación en el cargo.
Por finalización de la administración.

¿Cuándo deben presentarse las actas de informe de gestión?

Dentro de los quince(15) días hábiles siguientes a separarse del cargo o finalizar la administración.
Cuando el servidor entrante tome posesión, en caso que el funcionario saliente se separe de su cargo por causas distintas a la culminación del período respectivo.

¿A quién debe ser presentada el acta de informe de gestión?

Al funcionario entrante.
Al funcionario que designe el superior jerárquico en casode no existir aún nombramiento.
Al superior jerárquico y el órgano de control interno en caso que el funcionario saliente sea ratificado.
A la Contraloría General. Los sujetos de control fiscal con domicilio principal distinto a Bogotá, deberán presentar el informe escrito en la correspondiente Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República.



¿Cuáles son los deberes delfuncionario que recibe el acta de informe de gestión?

Determinar la existencia o no de irregularidades mediante la verificación física dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma y recepción del documento.
Informar al órgano de control correspondiente las detectadas.
En este lapso el servidor saliente podrá ser requerido para que realizar aclaraciones y proporcionarinformación adicional.

¿Cuál es el deber de la oficina de control interno?

Velar por el cumplimiento del deber de presentar el acta de informe de gestión
Recibir el acta
Requerir al funcionario que no cumpla oportunamente con esta obligación
Aplicar las sanciones legales que correspondan por el incumplimiento de esta obligación

¿Cuál es el deber de la oficina de los órganos de control fiscaly de la Contraloría General?

Vigilar el cumplimiento de la obligación, conforme a los requisitos y procedimientos señalados en la Ley 951.

¿Qué formalidades debe observar el acta de informe de gestión?

Debe realizarse por escrito
Debe ser entregado en un acto formal al funcionario que corresponda


¿Qué debe contener el acta de informe de gestión?

Una descripción del estado delos recursos administrativos, financieros y humanos a cargo de la administración, dependencia o entidad. Esto incluye:

Resumen de la gestión: situación del despacho al inicio de la gestión, actividades emprendidas, resultados obtenidos, asuntos en proceso, y situación del despacho al término de la gestión.
Detalle pormenorizado sobre la situación de los recursos materiales, financieros yhumanos
Inventario actualizado de los bienes muebles e inmuebles a su cargo, con los correspondientes responsables.
Detalle por vigencias de los presupuestos, programas, estudios y proyectos.
Obras públicas y proyectos en proceso.
Ejecución presupuestal por vigencias
Contratación Pública ejecutada y en ejecución, agrupada por objetos contractuales y vigencias fiscales.
Reglamentos, manuales de...