Informe

INFORME DE UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1. MUEBLES Y ELEMENTOS REQUERIDOS EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA.
En las recepciones de documentos podemos encontrar los siguientes muebles:

* MUEBLES:
* Sillas
* escritorios,
* bibliotecas,
* archiveros,
* muebles metálicos,
* lockers,
* archiveros de de 2-3 cajones,
* archiveros para fichas,
*cajonerías metálicas

* EQUIPOS
* cajas o paquetes,
* computador,
* teléfono,
* fax
* sellos
En la tramitación de los documentos se pueden encontrar los diferentes elementos necesarios para la labor de recibo y despacho de documentos entre estos están:
* Ganchos
* legajado plástico
* ganchos de cosedora
* resaltadores
* tijeras
* lapiceros
*borrador
* a z tamaño oficio
* archivadores de fuelle de cartón
* cosedora
* perforadora
* formato Dvd
* sellos
* sobre manila tamaño carta
* sobre blanco
* huellero
* cajonera
* computador
* impresora
* scanner
* fax
* teléfono
* fotocopiadora

2) PAPELERIA Y DIFERENTES DOCUMENTOS QUE SE TRAMITEN
Papelería:
* papelbond 72m2
* carpetas
* sobres diferentes tamaños
* planillas de comunicaciones recibidas y enviadas
* inventario documental

Diferentes documentos que se tramiten:

* Carta
* Circular
* Cotización
* Facsímile
* Factura
* Formulario
* Instructivo
* Manual
* Memorando
* Nota de entrega
* Notificación
* Orden de compra
*Orden de pago
* Presupuesto
* Procedimiento
* Tabla de retención documental

3) NORMAS SOBRE DOCUMENTOS RECIBIDOS Y ENVIADOS
Acuerdo 060 del 2001 AGN
ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, nose podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno,utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.
ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas dedicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con lafirma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva ysistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
ARTICULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento...