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Páginas: 5 (1007 palabras)
Publicado: 9 de junio de 2015
CREACION NUEVO FONDO DISPONIBLE DE CAJA CHICA
Contraloría autoriza la creación de un fondo de caja chica para Transestiba S. A. por US$ 2,000.00
El fondo se mantendrá inalterable y sólo variará con la autorización del Contralor del grupo Transestiba.
RESPONSABLE.-
El custodio de la caja chica será pecuniariamente responsable del monto de dinero asignado.
FORMULARIO.-
El reembolso oreposición de caja chica debe prepararse en el formato establecido para tal efecto, donde se detalla el No. de Reposición, fecha, beneficiario, descripción del gasto o anticipo, número de documento y el monto o importe de dicho gasto. Se elimina la columna de “saldo”.
Se utilizarán los formatos que tenemos en uso hasta que se disponga la confección de nuevos formularios.
Se deberá llenar en laparte final de la reposición el resumen solicitado de “total de gastos a reponer” y “saldo disponible”. Se elimina la obligatoriedad de anotar el monto de “vales provisionales”.
ELABORACION DE REEMBOLSOS.-
El custodio de la caja chica preparará diariamente la Reposición de Fondos respectiva incluyendo el registro de los egresos por anticipos de guías (Documento Contable) de tal forma que altérmino del día cierre su caja y verifique que la misma tenga los respectivos soportes adjuntos al formulario de reembolso que corresponda a los pagos del día. No se aceptarán documentos que tengan fechas posteriores al del cierre de la caja.
AUTORIZACION Y FIRMAS DE RESPONSABILIDAD EN CADA COMPROBANTE QUE SUSTENTE LA CAJA CHICA.-
Cada comprobante de caja debe estar sumillado o firmado por:Custodio de caja Elaboración
Beneficiario del pago Recibe pago
AUTORIZACION Y FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE REEMBOLSOS.-
Cada reposición de fondos debe tener la firma de:
Custodio de caja Elaboración
Gerente de Operaciones Aprobación
Gerente Financiero-Administrativo Autorización final
Cabe señalar que la firma de autorización de la Gerente Financiera se llevará a cabo en elmomento que autorice los gastos realizados en el reembolso diario.
REMISION DE REEMBOLSOS.-
El custodio remitirá al Departamento Contable, todos los días laborables, a primera hora de la mañana, la documentación que respalde el reembolso de gastos correspondiente a la reposición de fondos, con la firma del Jefe de Operaciones y la del custodio.
El Departamento contable verificará que losreembolsos cuenten con todos los requisitos exigidos y previa incorporación de los documentos que debe expedir contabilidad, entregará a la Gerencia Financiera dicho reembolso para su visto bueno de autorización.
No se tramitará ninguna revisión, autorización o restitución de fondos si no constan las firmas de responsabilidad antes señaladas.
Los reembolsos de caja chica se revisarán y autorizarán enel lapso de 24 horas, a partir de la hora y fecha de recepción del reembolso diario.
COMPROBANTES DE REEMBOLSOS NO AUTORIZADOS POR LA GERENCIA FINANCIERA.-
Los documentos que no hayan sido aprobados por la Gerencia Financiera, serán devueltos al custodio de la caja chica, con el respectivo cargo a su cuenta.
Si los comprobantes devueltos corresponden a observaciones de forma y no de fondo,podrán ser considerados en cualquiera de los dos próximos reembolsos siempre y cuando se cumplan los requisitos exigidos para que el comprobante de caja sea considerado un documento sujeto a reembolso.
REINTEGRO DE FONDOS DE CAJA CHICA.-
Los reembolsos deberán ser reintegrados máximo en 48 horas a partir de la fecha de recepción en Contabilidad de dicha Reposición.
CIERRE DE MES.-
El custodiodel fondo de caja chica podrá enviar el reembolso del último día del mes hasta el 1er día hábil y/o laborable. En caso de no ejecutarse está disposición y se envíe el reembolso extemporáneamente, los documentos que soportan este reembolso deben ser contabilizados como “Gastos no Deducibles” y el valor del Impuesto a la Renta que genere el envío tardío de la reposición debe ser asumido por el...
CREACION NUEVO FONDO DISPONIBLE DE CAJA CHICA
Contraloría autoriza la creación de un fondo de caja chica para Transestiba S. A. por US$ 2,000.00
El fondo se mantendrá inalterable y sólo variará con la autorización del Contralor del grupo Transestiba.
RESPONSABLE.-
El custodio de la caja chica será pecuniariamente responsable del monto de dinero asignado.
FORMULARIO.-
El reembolso oreposición de caja chica debe prepararse en el formato establecido para tal efecto, donde se detalla el No. de Reposición, fecha, beneficiario, descripción del gasto o anticipo, número de documento y el monto o importe de dicho gasto. Se elimina la columna de “saldo”.
Se utilizarán los formatos que tenemos en uso hasta que se disponga la confección de nuevos formularios.
Se deberá llenar en laparte final de la reposición el resumen solicitado de “total de gastos a reponer” y “saldo disponible”. Se elimina la obligatoriedad de anotar el monto de “vales provisionales”.
ELABORACION DE REEMBOLSOS.-
El custodio de la caja chica preparará diariamente la Reposición de Fondos respectiva incluyendo el registro de los egresos por anticipos de guías (Documento Contable) de tal forma que altérmino del día cierre su caja y verifique que la misma tenga los respectivos soportes adjuntos al formulario de reembolso que corresponda a los pagos del día. No se aceptarán documentos que tengan fechas posteriores al del cierre de la caja.
AUTORIZACION Y FIRMAS DE RESPONSABILIDAD EN CADA COMPROBANTE QUE SUSTENTE LA CAJA CHICA.-
Cada comprobante de caja debe estar sumillado o firmado por:Custodio de caja Elaboración
Beneficiario del pago Recibe pago
AUTORIZACION Y FIRMAS DE RESPONSABILIDAD DE REEMBOLSOS.-
Cada reposición de fondos debe tener la firma de:
Custodio de caja Elaboración
Gerente de Operaciones Aprobación
Gerente Financiero-Administrativo Autorización final
Cabe señalar que la firma de autorización de la Gerente Financiera se llevará a cabo en elmomento que autorice los gastos realizados en el reembolso diario.
REMISION DE REEMBOLSOS.-
El custodio remitirá al Departamento Contable, todos los días laborables, a primera hora de la mañana, la documentación que respalde el reembolso de gastos correspondiente a la reposición de fondos, con la firma del Jefe de Operaciones y la del custodio.
El Departamento contable verificará que losreembolsos cuenten con todos los requisitos exigidos y previa incorporación de los documentos que debe expedir contabilidad, entregará a la Gerencia Financiera dicho reembolso para su visto bueno de autorización.
No se tramitará ninguna revisión, autorización o restitución de fondos si no constan las firmas de responsabilidad antes señaladas.
Los reembolsos de caja chica se revisarán y autorizarán enel lapso de 24 horas, a partir de la hora y fecha de recepción del reembolso diario.
COMPROBANTES DE REEMBOLSOS NO AUTORIZADOS POR LA GERENCIA FINANCIERA.-
Los documentos que no hayan sido aprobados por la Gerencia Financiera, serán devueltos al custodio de la caja chica, con el respectivo cargo a su cuenta.
Si los comprobantes devueltos corresponden a observaciones de forma y no de fondo,podrán ser considerados en cualquiera de los dos próximos reembolsos siempre y cuando se cumplan los requisitos exigidos para que el comprobante de caja sea considerado un documento sujeto a reembolso.
REINTEGRO DE FONDOS DE CAJA CHICA.-
Los reembolsos deberán ser reintegrados máximo en 48 horas a partir de la fecha de recepción en Contabilidad de dicha Reposición.
CIERRE DE MES.-
El custodiodel fondo de caja chica podrá enviar el reembolso del último día del mes hasta el 1er día hábil y/o laborable. En caso de no ejecutarse está disposición y se envíe el reembolso extemporáneamente, los documentos que soportan este reembolso deben ser contabilizados como “Gastos no Deducibles” y el valor del Impuesto a la Renta que genere el envío tardío de la reposición debe ser asumido por el...
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