Instalación de un sistema de control interno

INSTALACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Compras
 Generalidades. Es fundamental para tener un control interno eficiente sobre los procedimientos de compras, que éstas estén separadas del departamento que las recibe, de su contabilización y de su pago. El departamento de compras en todas las compañías debe tener facultades exclusivamente para tramitar y colocar acertadamente los pedidosautorizados de compra de todo el activo necesario en la organización. Las adquisiciones de servicios, como mano de obra, las efectúa el departamento de personal, que está facultado para autorizarlas.
Generalidades (Continuación). La adquisición de servicios profesionales y de activo fijo es habitualmente una facultad concedida a los funcionarios ejecutivos principales o al consejo de directores.Todas las compras normales hechas por el departamento de compras deben estar aprobadas por un funcionario ejecutivo importante. En las empresas pequeñas donde no existe un departamento separado de compras, una persona en la organización debe tener facultades exclusivamente para hacer todas las compras, debiendo además ser aprobadas por otra persona
 Tramites necesarios. Todas las compras quehace una empresa siguen los trámites siguientes: 1) la solicitud, hecha en algún departamento: 2) el envío de la orden de compra a un proveedor: 3) la recepción de las mercancías o servicios, y 4) la aprobación de la , factura.
 Requisición de compra. El departamento que solicita partidas para el activo o servicios, o el almacenista la reposición de inventarios, envía una requisición por escritodebidamente aprobada al departamento de compras. La requisición se prepara con un número suficiente de copias de acuerdo con las necesidades del sistema que se siga; el original se envía al departamento de compras y se conserva una copia en el lugar de origen. La requisición hace actuar al departamento de compras, gestionando el cumplimiento de la requisición
 Orden de compra. El departamentodebe solicitar y recibir ofertas antes de comprar el artículo solicitado. La orden se coloca de acuerdo con la costumbre seguida por la compañía en la compra de artículos similares en cuanto a calidad, cantidad, precio, empaque, embarque, etc. Se formula la orden de compra una vez aprobada por el funcionario apropiado. La copia original se envía al proveedor: una vez aceptada, constituye uncontrato. El número de copias adicionales variará, de acuerdo con la costumbre de la compañía. Podrán enviarse copias al departamento que hace la requisición, al departamento de recepción, a los departamentos de contabilidad o tesorería, al de presupuesto, al funcionario que aprobó la orden de compra y al almacenista.
 Orden de compra (Continuación). El departamento de compras conserva una copia y laarchiva bajo Pedidos Enviados. La copia enviada al departamento que hizo la requisición sirve de aviso de que su solicitud ha sido aprobada. En numerosas empresas, la copia enviada al departamento de recepción no muestra cantidades, forzándolo de esta manera a que cuente e inspeccione debidamente las mercancías recibidas. La copia que recibe el departamento de contabilidad le sirve de aviso paracalcular los desembolsos futuros.
 Orden de compra (Continuación). La copia enviada al departamento de presupuesto sirve de base para reducir las apropiaciones y de indicación de que se cumple con los planes fijados. La copia del almacenista le avisa que debe preparar espacio para el material correspondiente. El departamento de compras, al archivar la orden de compra, debe adjuntarla a larequisición de compra. Si la compañía cancela una orden de compra, o si ésta no la acepta el proveedor, deben recogerse y archivarse todas las copias correspondientes, pues todos los números de las órdenes de compra deben estar completos en secuencia numérica.
 Recepción. Cuando el departamento de recepción se hace cargo de las mercancías compradas, las pesa, cuenta o mide, y las inspecciona en...