Instructivo de la encuesta unidad documental

INSTRUCTIVO DE LA ENCUESTA
UNIDAD DOCUMENTAL

El Estudio de unidades documentales debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina.

I. NOMBRE DE LA OFICINA
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva ladocumentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
1. Ubicación dentro de la Estructura Orgánica. Teniendo en cuenta el organigrama de la entidad se señalará la unidad administrativa de la cual dependa la oficina objeto de estudio.
2. Fecha de última asignación de funciones. Debe anotarse la fecha en la cual fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina en mención.
3. Actoadministrativo. Debe especificarse el documento que le dió origen y/o asignó funciones (decreto, resolución, acuerdo de junta, entre otros).
4. Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los manuales de funciones y de procedimiento se anotarán aquellas que correspondan específicamente a la oficina en cuestión.
5. Unidades documentales que tramita. Se identificarán y anotarán lasUnidades documentales que se tramitan en la oficina, las cuales son el resultado del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas.
6. Realizan selección y descarte documental. Si__ No__. Se anotará si o no de acuerdo a las labores archivísticas que desarrollen tendientes a la separación y eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni histórico.
7. Sistema deorganización de los archivos de oficina. Deberá señalarse la clasificación y ordenación establecidas en la oficina para archivar los documentos. Podría darse como ejemplo una clasificación orgánico-funcional con una ordenación temática por asuntos o numérica por cronología.
8. Qué volumen documental se produce anualmente, en promedio? Deberá registrarse la producción documental ya sea por unidades deconservación (carpetas, libros, legajos, cajas, entre otros) o en metros lineales.

II. UNIDAD DOCUMENTAL

Esta segunda parte debe diligenciarse para cada Unidad Documental relacionado en el numeral I.5 de la primera hoja.
1. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
2. Nombre de la unidaddocumental. Debe registrarse el nombre que le asigna la oficina que la tramita o conserva.
3. Función de la oficina que la genera o tramita. Anotar la función específica de la oficina productora (o tenedora) en desarrollo de la cual se genera (o custodia) esta Unidad Documental.
4. Caracteres externos. Debe señalarse la materia, forma y estado de conservación de la Unidad Documental, objeto deanálisis.
4.1. Soporte. Debe anotarse la materia donde se registra la información (papel, microfilm, cinta magnética, entre otros).
4.2. Formato. Teniendo en cuenta el número de folios que conforman la Unidad Documental debe anotarse si se trata de un expediente, de un libro o de un documento simple. Puede complementarse la información especificando el tamaño que puede cambiar de acuerdo con elsoporte y contenido de los documentos.
4.3. Ordenación. Se anotará el tipo de ordenación utilizada en la oficina productora que puede atender a la fecha, al autor, al número de radicación, al tema, entre otros, de lo cual resultará la ordenación cronológica, onomástica, numérica o alfanumérica.
4.4. Estado de Conservación. Debe señalarse si la Unidad Documental está BUENA, REGULAR o MALA; indicando enlo posible si el deterioro es físico (rasgado, arrugado, doblado, quemado), químico (acidez de las tintas y del papel) y biológico (ataque de hongos, insectos, gusanos, roedores).
5. Normas que regulan la producción, el trámite y la conservación de la Unidad Documental. Debe anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes, códigos, decretos, reglamentos, entre...