Clasificación documental en Estados Unidos y Cánada

2.4 La clasificación documental en los Estados Unidos de Norteamérica y en Canadá
2.4.1 Estados Unidos de Norteamérica
Este país, desde su independencia, arrastraba un grave problema de organización y conservación de los documentos federales. Tras varios intentos poco afortunados, en 1934 se crea el National
Archives (Archivo Nacional), organismo central encargado de la conservación de losarchivos gubernamentales transferidos desde las respectivas administraciones y que tuvo una importante función en la gestión de la documentación administrativa de las agencias federales. Desde los años cincuenta, este papel lo desempeña el National Archives and Records Administration (NARS), actualmente NARA. El NARA tiene la siguiente estructura:
• El Servicio de Gestión de Documentos, encargadode asesorar a las administraciones federales en materia de gestión de documentos, formación técnica de archivo, etc.
• El Servicio de los Archivos Intermedios Federales que coordina quince archivos intermedios distribuidos por todo el país. Se encarga, además, de evaluar los programas de conservación de documentos de los organismos federales, y dirige la transferencia de fondos a los centrosque coordina, de los que sólo el 2.3 % se conserva porque su valor es permanente.
• El Servicio de los Archivos Nacionales, encargado de la documentación histórica, así como de determinar los documentos con valor permanente. Observa que la ordenación documental dentro de las dependencias del gobierno tienen como Sistemas de Clasificación 69 fines los de servir a sus propósitos corrientes oprimarios, y esto se hace de acuerdo con esquemas prescritos de clasificación y archivo. Debido a que los principios de ordenación que son aplicables en las instituciones archivísticas difieren en diversos modos de los que se aplican en las dependencias oficiales, el archivista no sólo tiene que dedicarse al arreglo de los documentos de una dependencia en particular, tal como lo hace el funcionario deregistros. Le concierne tambien el arreglo u ordenación de todos los documentos que están bajo custodia, mismos que pueden emanar de muchas dependencias, de diversas subdivisiones administrativas o de muchos funcionarios individuales. Arregla los documentos que ya no tienen curso, en contraste con los de uso corriente, y los ordena de acuerdo con ciertos principios básicos de archivo y no deacuerdo con esquemas predeterminados de clasificación o expedientación.
2.4.1.1 Desarrollo de los principios en los Estados Unidos de Norteamérica
Dentro de la historia de la clasificación son importantes los principios de clasificación archivística que emanaron de las Conferencias Anuales de Archivísticas de la American Historical Association (Asociación Histórica Americana) en los años 1909 y1917. Una de las declaraciones más convincentes sobre los principios básicos de clasificación fue la que hizo el Doctor Waldo G. Leland en la Conferencia de 1909. En un escrito sobre American Archival Problems, el Doctor Leland declaró que en general, el principio enunciado por los archivistas holandeses y llevado a cabo en la mayoría de los archivos, o sea, el Herkomstbeginsel, el Respet des fonds oPrincipio de Procedencia debía adoptarse. Los archivos o documentos deben clasificarse de acuerdo con su origen; tienen que reflejar los procedimientos por los que hayan surgido. Subrayó nuevamente esta declaración pocos años después, en un artículo importante intitulado “The National Archives.
A Programme”, que fue publicado en 1912 en la American Historical Review y fue reimpreso en 1915 comoun documento del Senado. En este artículo declaró que “ningún sistema decimal de clasificación, ni métodos perfeccionados de la Ciencia Bibliotecaria, ni los arreglos meramente cronológicos o alfabéticos pueden ser aplicados con éxito para la clasificación de los archivos. El trabajo paupérrimo que Camus y Danaus hicieron para los Archives Nationales al tratar de aplicar un sistema lógico de...