Introduccion a microsoft acces 2007

¿Para Qué Necesitamos Bases de Datos?

Access 2007 es un programa que le permite crear y administrar bases de datos. Una base de datos es un lugar donde usted puede guardar información relacionada con un tema específico. Según el uso que le va a dar a la información sabrá si necesita una base de datos de Access o un programa diferente para crear y administrar sus datos.

En esta lección,discutiremos lo que hace una base de datos y como decidir si necesita una base de datos para administrar su información.

¿Por Qué Necesitamos Bases de Datos?
¿Qué es una Base de Datos?
Una base de datos le permite guardar información relacionado con un tema específico de una manera organizada. Además de guardar datos, también puede, clasificar, extraer, y resumir información relacionada con los datos.Uno de los programas que le permite hacer esto es Microsoft Office Access 2007, el cual es un programa para crear y administrar bases de datos.
Ejemplo Access 2007

¿Por Qué no Simplemente Usar Excel?
Hay muchos tipos de datos que necesitará archivar y administrar: texto y números, por ejemplo. Dependiendo de lo que quiera de sus datos, usted querrá o no usar una base de datos. Usted podrá usar unprograma para hacer hojas de cálculo como Microsoft Excel. ¿Cómo saber cuáles datos pueden se pueden administrar adecuadamente con Excel y cuales datos de verdad necesitan Access para administrarlos eficientemente? Todo depende en la cantidad de datos que usted necesita administrar y para que necesita sus datos. Respondamos esto mirando un escenario como una librería.
Si usted trabaja en elnegocio de los libros, necesitará llevar registro de de sus clientes y sus órdenes.

Usted podría usar Microsoft Excel para guardar y administrar este tipo de datos; sin embargo, Excel es un programa para hojas de cálculo tradicionalmente usado para administrar información numérica, como sumar todas las compras de un cliente. Mientras este puede realizar un buen trabajo a la hora de guardar algunostipos de bases de datos basadas en texto -- como la información de contacto de sus clientes -- en realidad Excel no fue creado para hacer eso.
Los siguientes ejemplos le mostrarán por qué una base de datos de Access puede ser una mejor opción para el negocio de los libros.

Ejemplo de Excel: Lista de Clientes y Seguimiento de Ordenes

Organizando y Filtrando para Ubicar Datos en Excel
En Excel,usted puede guardar sus datos en una hoja de cálculo y de esta manera enviar correos a toda la lista, o encontrar clientes específicos para enviar correos. Hasta podrá filtrar la información de los clientes para desplegar todos los clientes que viven en un lugar específico, como en la siguiente imágen. Adicionalmente, usted puede ordenar los datos de una manera específica.
Datos Filtrados paraDesplegar los Registros de Bogota
Sin embargo, si usted quiere ver resultados muy específicos en sus datos, como cuantas órdenes realizó un cliente al año, Excel no es tan eficiente como Access para proveerle esta clase de datos.

Ingresar Datos en Excel
Si usted usa una hoja de cálculo de Excel para seguir sus órdenes, cada vez que un cliente pide una orden, usted tendrá que insertar una nueva filade información en la hoja de cálculo. Esto incluirá los nombres y direcciones de los clientes. Si ese cliente pide más de una orden a la vez, esa información tendrá que ingresarse cada vez. Su hoja de cálculo va a tener información redundante o repetida.
Datos Organizados por Cliente en una Hoja de Cálculo de Excel
Como puede ver en la imagen arriba, las clientes Tina Berna y Maria HelenaGranados han pedido varias órdenes, en diferentes días, por diferentes libros. La información de contacto de los clientes fue ingresada cada vez que se ubica una orden. Esta es la limitación del programa de hojas de cálculo como Excel porque es una sola línea.

Ejemplo de Access: Lista de Clientes y Registro de Órdenes

Ingresar Datos en Access
Microsoft Access está diseñado específicamente para...