Jaztea

Evaluación de Necesidades, Plan de Negocios y Especificaciones
La primera etapa de una estrategia para el desarrollo e implantación de un proyecto es una evaluación de necesidades. ¿Qué se está haciendo actualmente? ¿Qué se quiere mejorar? ¿Qué esperan los involucrados? ¿Qué piensa el personal de la introducción de nueva tecnología? ¿Puede la nueva tecnología satisfacer las necesidades yexpectativas generadas? Al final del proceso de evaluación, se podrá o no concluir sí la tecnología es lo que se necesita.
Una vez que se decide incorporar nueva tecnología o actualizar la existente, se necesitará delinear un plan detallado para asegurar el apoyo de los interesados y los fondos para su implantación. Se requiere un buen plan de negocios para asegurar el compromiso y financiamiento delos interesados. Se necesitan especificaciones detalladas al momento en que, una vez que se ha logrado un acuerdo y obtenido financiamiento, el organismo electoral esté en condiciones de iniciar el proceso de selección y compra.
Evaluación de necesidades
La evaluación de necesidades frecuentemente empieza con un análisis riguroso de los procesos existentes. Este proceso permitirá identificarcarencias y potenciales áreas de mejora. Habiendo identificado las necesidades de mejora, un análisis de la tecnología disponible, incluyendo una investigación de los métodos empleados por otras autoridades, puede indicar que existen una o varias soluciones tecnológicas a esas necesidades.
En esta etapa es posible seguir diferentes cursos de consulta de manera simultánea:
• Los asesores técnicospueden determinar si la solución tecnológica propuesta es apropiada para el propósito fijado.
• Los asesores financieros pueden estimar su costo y determinar si es asequible (ver Precios Asequibles y Presupuestación).
• Los administradores del proyecto pueden determinar si existe apoyo dentro del organismo electoral para su incorporación.
• Los altos oficiales pueden consultar a losinteresados a propósito del cambio propuesto, si así resulta conveniente.
• Se pueden explorar soluciones alternativas para determinar si existen opciones menos costosas o más efectivas -no necesariamente todas las soluciones deben ser tecnológicas.
Al final de la evaluación de necesidades, es probable que el organismo electoral tenga una sólida comprensión de la necesidad de cambio y una claraindicación sobre la opción más apropiada para atender las necesidades. Esta información puede ser utilizada para preparar la siguiente fase de la estrategia de desarrollo e implantación del proyecto, el plan de negocios.
Plan de negocios
Los planes de negocios se utilizan para persuadir tanto a los administradores internos como a los usuarios o interesados externos sobre la necesidad de la nuevatecnología propuesta. Un buen plan de negocios deberá estar bien estructurado, ser lógico y persuasivo y contener suficientes detalles para los públicos interesados. Mostrar más elementos de los que la audiencia necesita o puede comprender puede resultar negativo. Debe mostrar claramente los costos y beneficios de la propuesta. Idealmente, la propuesta debe estar presupuestada para todo el ciclo devida esperado del proyecto y no solo para el siguiente año financiero.
Es probable que el trabajo más arduo para preparar el plan de negocios haya sido realizado durante la fase de evaluación de necesidades. Tanto el plan como la evaluación de necesidades están orientados para persuadir, aunque se dirigen a audiencias distintas. Si la evaluación de necesidades ha tenido éxito al persuadir a lospromotores de la propuesta, tendrá todavía que recorrer un largo camino antes de fundamentar el plan de negocios para venderle la propuesta a los demás interesados.
Un plan de negocios típico puede contener los siguientes elementos:
• Una manifestación clara de la opción propuesta.
• Una sólida fundamentación de su necesidad.
• Una indicación clara de cualquier otra información relevante...