Juntas Efectivas

Juntas Efectivas
1. ¿Para qué sirve? Una herramienta vital para la administración de proyectos estriba en contar con un método definido para efectuar juntas. Este método estandarizará el proceso dellevar a cabo juntas, minimizará el desperdicio y promoverá la ejecución efectiva de tareas críticas. Existen múltiples beneficios al llevar a cabo juntas efectivas tales como mantener al equipo en elcamino adecuado y reducir tiempos y esfuerzos. Está comprobado que al llevar a cabo juntas efectivas se incrementa la probabilidad de éxito de los proyectos. Esta herramienta provee de un registrohistórico de la junta, las decisiones que en ella se tomaron, los resultados, las tareas asignadas, los responsables y los siguientes pasos a tomar. 2. ¿Cómo se elabora? A) Elabore una agenda. Se deberáelaborar una agenda para cada junta. La agenda debe incluir los temas a discutir, el tiempo que se destinará a cada tema y la persona responsable de cada tema. B) Seleccione a un moderador. Elmoderador será responsable de mantener la junta enfocada en los temas propuestos y que se avance en el desarrollo de los mismos. El líder del grupo puede ser el moderador o bien los miembros del equiporotarán esta responsabilidad entre los miembros en cada sesión. C) Establezca un compromiso para la participación y la comunicación. El moderador deberá de tratar de motivar a los participantes aparticipar y facilitar la comunicación resumiendo y/o sintetizando las ideas y presentando conclusiones, regulando las participaciones de todos en orden e interviniendo si la discusión se sale de tema. D)Tómese el tiempo para hacer notas. Se deberán tomar notas de los temas principales y los puntos clave que serán discutidos en la junta. E) Evalúe la junta. Siempre haga una revisión con los participantespara evaluar la junta, para considerar factores que puedan mejorar las próximas. F) Elabore un reporte de la junta Elabore un reporte de acuerdo al formato que se presenta en el numeral 3. Al...