la conta

TABLA DE CONTENIDO
PROPÓSITO 2
1 ALCANCE 2
2 POLÍTICAS 2
Generales 2
2.1 Gastos de representación 3
Anticipos de Dinero 3
Anticipos y las Legalizaciones de los Gastos De Viaje y Representación. 4
Adquisición De Tiquetes Aéreos 5
Tarjetas De Crédito: 7
3.8 Legalización de los gastos de viaje y de representación 8
3.9 Políticas contables 8
Gastos De Viaje Permitidos 9
3proceso general 12
4 principales procedimientos 13
4.1 Empleados de las Empresas o Instituciones 13
Gastos De Viaje Empleados Temporales 14
Gastos De Viaje Asesores 14
5 FORMATOS Y ANEXO 16

PROPÓSITO

Establecer las políticas y procedimientos para la autorización y legalización de los gastos de viaje y de representación en los que incurren los empleados y contratistas en el desarrollo delas operaciones propias de las Instituciones del Grupo.
1 ALCANCE

En el presente documento se incluyen las políticas desde la solicitud del anticipo para gastos de viaje hasta la presentación de la legalización de los gastos de viaje y de representación.
Se incluyen los gastos de representación y los gastos de viaje de los empleados y de los grupos de estudiantes de las Instituciones yEmpresas, por todos los conceptos, como de negocio, intercambios deportivos, ferias, congresos, etc.
2 POLÍTICAS
Generales

Cada Empresa o Institución cancelará a sus empleados los gastos de los viajes que requieran realizar en el desempeño de sus funciones, como son: el valor del transporte aéreo o terrestre, la alimentación y el hospedaje.
En los formatos de Legalización de Gastos de Viaje y deRepresentación no se podrán reportan compras de materiales, activos fijos y bienes ó servicios distintos a los establecidos en el presente documento.
Las autorizaciones para los gastos de viaje se darán con el documento Solicitud de Viaje y Anticipo de Dinero (Formato No.01), con el cual se solicitan los tiquetes, los anticipos en dinero y la reserva hotelera.
Se descontarán por nómina losgastos no autorizados, y los anticipos de dinero y tiquetes no legalizados dentro de los tres días siguientes al regreso del viaje.
2.1 Gastos de representación
Serán autorizados previamente por el Jefe inmediato.
Deben ser razonables y deben tener un objetivo claro para la Empresa o Institución.
Se reportarán y legalizarán en el formato Legalización Gastos de Viaje y de Representación (FormatoNo.2).
Se podrán cancelar con la tarjeta de crédito personal.
Los gastos de representación se aceptarán en el mes en que ocurrieron, y los realizados después del cierre contable, en el mes siguiente. No se autorizarán gastos realizados en meses anteriores.
En los casos que participen varios empleados de la institución en una atención, esta debe ser cancelada y reportada por el empleado de mayorrango.
No se aceptan celebraciones como almuerzos o comidas de cumpleaños o despedidas u otros agasajos.
Anticipos de Dinero
Los anticipos se deben solicitar como mínimo con cuatro (4) días de anticipación.
Los anticipos solicitados con varios días o semanas de anticipación, se entregarán dos días antes del viaje.
El empleado que tenga pendiente anticipos por legalizar, no se le aprobará unnuevo anticipo.
Si el empleado no viaja debe devolver inmediatamente el anticipo recibido.
Los excedentes de anticipos, se deben reintegrar en la misma moneda que se hicieron: los anticipos en pesos se deben reintegrar en pesos, y los anticipos en dólares se deben reintegrar en dólares.
El valor del anticipo debe estar en concordancia con los gastos que se van a pagar directamente y en laduración del viaje, y considerando si el empleado tiene o no tarjeta de crédito empresarial.
Con relación a las solicitudes de anticipos se debe cumplir con los siguientes requisitos:

Concepto del anticipo
Número máximo de anticipos pendientes por legalizar
Valor máximo por anticipo
Días máximos para legalización
Gastos de representación
2
$700.000
5
Gastos de viaje nacionales
2...