Organización De Archivo
Páginas: 7 (1554 palabras)
Publicado: 24 de mayo de 2012
SOLUCIÓN CUESTIONARIO DE REPASO DE DOCUMENTOS
1. Comunicaciones oficiales:
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia:
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generantrámites para las instituciones.
2. Conservación documental:
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documento. Las normas son: -NTC 4436 para papel
-NTC 2676 aplicable a los soportes digitales
3. Imagen corporativa:
Es el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en susmanuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.
7. Gestión documental:
Son todas las actividades administrativas y técnicas que permiten un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su consulta, conservación yutilización desde el momento de la producción documental hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buena gestión documental son las tablas de retención de documentos.
8. El articulo 3 del acuerdo 060/2001 del Archivo Nacional de Colombia.
9. Cuando hay varias regionales, cuántas unidades de correspondencia deberán existir: una en cada una de sus sedes y cuando hay variassucursales en una misma ciudad, cuántas se requieren? Conforme a la entidad determinara sus necesidades si centraliza en una de ellas.
10. Recibo y tramitación
11. Internas y externas
12. Los pasos para el recibo de documentos:
* Recepción
* Clasificación
* Apertura
* Revisión
* Radicación
* Registro
* Distribución o reparto
13. Recepción directa:
Sonlas comunicaciones entregadas por la persona interesada (o su representante) y mensajeros en la ventanilla de la unidad de correspondencia.
Recepción indirecta: Es la que recibe por correo y /o medios electrónicos
14. Es donde verifican que estén completos, que sean pertinentes y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación, registro y distribución con el propósito de darinicio a los tramites correspondientes.
15. Consiste en separar los documentos recibidos.
16. Los documentos se separan de:
* Comunicaciones oficiales o escritos radicales
* Comunicaciones personales
* Documentos contables
* Folletos, revistas y publicación
* Propaganda
17. Consiste en verificar la competencia, los anexos y los datos de origen de la persona o entidadque la remite, la dirección donde se debe enviar respuesta y asunto. Si le compete a la entidad se procede a la radicación del mismo.
18. Esta debe ser remitida sin radicar, a la oficina de competencia donde ella determina los pasos a seguir.
19. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejandoconstancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con lo términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
20. este paso consiste en la anotación de los datos mas significativos de la comunicación en un formato de registro para su control y tramite de la entidad.21. este último paso significa que una vez registradas las comunicaciones se procede al reparto y distribución de las mismas.
SOLUCION DE CUSTIONARIO DE DESPACHO DE DOCUMENTOS
1. Elaboración:
Fase importante en el sistema de gestión documental, define el tratamiento y el destino que se le debe dar al documento según las normas técnicas, es importante la cantidad de todas las...
1. Comunicaciones oficiales:
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Correspondencia:
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generantrámites para las instituciones.
2. Conservación documental:
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documento. Las normas son: -NTC 4436 para papel
-NTC 2676 aplicable a los soportes digitales
3. Imagen corporativa:
Es el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en susmanuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.
7. Gestión documental:
Son todas las actividades administrativas y técnicas que permiten un eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida, con el propósito de garantizar su consulta, conservación yutilización desde el momento de la producción documental hasta su destino final. El instrumento fundamental para una buena gestión documental son las tablas de retención de documentos.
8. El articulo 3 del acuerdo 060/2001 del Archivo Nacional de Colombia.
9. Cuando hay varias regionales, cuántas unidades de correspondencia deberán existir: una en cada una de sus sedes y cuando hay variassucursales en una misma ciudad, cuántas se requieren? Conforme a la entidad determinara sus necesidades si centraliza en una de ellas.
10. Recibo y tramitación
11. Internas y externas
12. Los pasos para el recibo de documentos:
* Recepción
* Clasificación
* Apertura
* Revisión
* Radicación
* Registro
* Distribución o reparto
13. Recepción directa:
Sonlas comunicaciones entregadas por la persona interesada (o su representante) y mensajeros en la ventanilla de la unidad de correspondencia.
Recepción indirecta: Es la que recibe por correo y /o medios electrónicos
14. Es donde verifican que estén completos, que sean pertinentes y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación, registro y distribución con el propósito de darinicio a los tramites correspondientes.
15. Consiste en separar los documentos recibidos.
16. Los documentos se separan de:
* Comunicaciones oficiales o escritos radicales
* Comunicaciones personales
* Documentos contables
* Folletos, revistas y publicación
* Propaganda
17. Consiste en verificar la competencia, los anexos y los datos de origen de la persona o entidadque la remite, la dirección donde se debe enviar respuesta y asunto. Si le compete a la entidad se procede a la radicación del mismo.
18. Esta debe ser remitida sin radicar, a la oficina de competencia donde ella determina los pasos a seguir.
19. Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejandoconstancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con lo términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
20. este paso consiste en la anotación de los datos mas significativos de la comunicación en un formato de registro para su control y tramite de la entidad.21. este último paso significa que una vez registradas las comunicaciones se procede al reparto y distribución de las mismas.
SOLUCION DE CUSTIONARIO DE DESPACHO DE DOCUMENTOS
1. Elaboración:
Fase importante en el sistema de gestión documental, define el tratamiento y el destino que se le debe dar al documento según las normas técnicas, es importante la cantidad de todas las...
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