LA LOCA

Política Manejo de
Efectivo

PLA-PO-01

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Objetivo
• Fijar normas y lineamientos para el adecuado
manejo de efectivo en Caja Menor, Caja
General, Bancos y Bonos.

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4. Administración del
Efectivo
4.1

Pólizas y Responsables

a. La Gerencia Financiera tiene la responsabilidad de
solicitar al Analista deCompras las pólizas para el
manejo de efectivo de acuerdo al tope máximo de
efectivo autorizado para la oficina en su categorización.
b. El valor de las pólizas que cubre las cajas es
comunicada a los responsables por medio de correo
electrónico en donde se informe el condicionado de las
pólizas y los cuidados para que paguen ante un
siniestro y las pólizas físicas son archivadas por elAnalista de Compras.
c. En caso que se requiera la ampliación del monto
máximo de efectivo cubierto por la póliza de manejo de
efectivo el Director de Oficina solicitará a la Gerencia
Financiera quien analizará la solicitud y gestionará con
el Analista de Compras, Infraestructura y
Mantenimiento.

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4. Administración del
Efectivo
4.1

a.

b.

c.d.

Pólizas y Responsables

En caso de siniestro el Gerente Financiero debe
cumplir las siguientes instrucciones:
Dar aviso a la compañía Aseguradora dentro de los tres
días siguiente a la fecha en que haya tenido
conocimiento de la ocurrencia del siniestro.
El Director de Oficina involucrado debe realizar un
listado de las perdidas y daños causados por el
siniestro, además loshechos que le dieron origen y
enviar por correo electrónico al Gerente Financiero.
Adjuntar Facturas, recibos, libros, cheques o
cualesquiera otros documentos justificativos que
sustenten la pedida de los bienes asegurados, el origen
y la causa del siniestro o relacionados con la
responsabilidad que pueda tener la aseguradora.
La reclamación debe ser firmado por el Gerente
Financiero.

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4. Administración del
Efectivo
4.1

Pólizas y Responsables

En el caso que el siniestro involucre a trabajadores se
debe:
a. Tener Copia de la denuncia penal presentada contra el
trabajador o trabajadores determinados que haya
incurrido en el delito
b. Una relación detallada con el salario, comisiones,
primas, participaciones, prestaciones sociales onaturaleza que los trabajadores responsables del ilícito
tengan derecho.
c. Copia del contrato y copia de las funciones.

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4. Administración del
Efectivo
4.2 Faltantes o sobrantes en Caja
a. Todo valor sobrante o faltante equivalentes a 0,38% de
un SMMLV (Hoy $2.200) se considera un descuadre de
caja y debe reportarse el mismo día al Director deOficina, al Director de Auditoría Interna, Director de
Contabilidad, Director de Operaciones.
b. Todos los sobrantes y faltantes en caja deben
registrarse en el cuadre diario de caja y estar
justificados por el responsable de la inconsistencia. Los
faltantes de dinero deben ser registrados en el cuadre
del día y reintegrados al día siguiente. En caso de
faltantes o sobrantes sucesivos,recurrentes o
reiterativos, el Coordinador de Operaciones o
comercial debe informar al Director de la oficina quien
a su vez informa vía correo interno a la Gerencia
Financiera y Director de Auditoría Interna.
c. El representante de auditoría interna adelantará la
investigación y evaluación completa sobre las causas
que generan los descuadres presentados en Caja.
d. El Director de la Oficinaes el responsable de asegurar
que el faltante se cubra dentro del plazo estipulado e
informar al Director de Contabilidad y Director de
Auditoría Interna.
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4. Administración del
Efectivo
4.2 Faltantes o sobrantes en Caja
e. El sobrante es registrado como cuenta por pagar
“Sobrantes en Caja”, porque es dinero que debe
hacerse un seguimiento para...