LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA DE LA UNIVERSIDAD METROPOLITANA Y SU INCIDENCIA EN EL MEJORAMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE SECRETARÍA
Páginas: 5 (1059 palabras)
Publicado: 25 de noviembre de 2014
1.1 TEMA
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA DE LA UNIVERSIDAD METROPOLITANA Y SU INCIDENCIA EN EL MEJORAMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE SECRETARÍA.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Secretaría Técnica General de la Universidad Metropolitana es creada, mediante resolución del Honorable Consejo Universitario Superior de la Universidad Metropolitana, conscientede la necesidad de dar un apoyo integral a las labores de la Rectoría, órganos de gobierno y demás autoridades centrales de la Universidad Metropolitana que se señalan en el estatuto y reglamento general. Atiende la coordinación jurídica de la gestión administrativa de la Universidad, así como las necesidades del desarrollo especializado de las funciones de una Secretaría General Procuraduríaoficial.
Tiene también las funciones de certificación, guarda, conservación de las actas y archivos de la Universidad; de coordinación jurídica superior de su actividad y de sus órganos dependientes; de presentaciones jurídicas en formaciones de leyes y en áreas administrativas del Estado y en sus entidades de control; de seguimiento de la ejecución de los acuerdos del Honorable ConsejoUniversitario Superior; de Ministro de Fe y protocolares; las demás funciones establecidas en el estatuto y reglamentos y de aquellas encomendadas por el Honorable Consejo Universitario Superior y el Rector.
Al ser clave, dentro de un departamento que administra por ley, una alta cantidad de documentación física y digital, la instrucción sobre los procedimientos para organizar y archivar ladocumentación que se recibe y se genera por parte del departamento, la que se produce hacia las diferentes unidades académicas y administrativas.
La adecuada y eficiente administración documental, unifica criterios, define lineamientos de aplicación general que permiten mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las Dependencias.
Dentro del nuevo sistema de organización para losarchivos, es necesario unificar criterios para todas las dependencias referentes a la: clasificación, ordenación y conservación de la documentación.
Para ello se deberán definir políticas para:
• Conformación de los grupos de documentos.
• Selección documental
• Organización física del archivo
• Traslado documental
• Planilla de remisión de los documentos.
Las políticas de laadministración documental se desarrollarán de acuerdo a las necesidades del departamento y se clasificaran, de acuerdo a los procesos a seguir para lograr el objetivo planteado.
De su cumplimiento y continuidad, depende el éxito en la organización y recuperación de la información; la cual debe convertirse en un compromiso de la Secretaría General Técnica para con su labor.
1.3 FORMULACIÓNDEL PROBLEMA
En base a lo expresado anteriormente se plantea el siguiente problema científico:
¿Cómo lograr una eficiente y eficaz gestión documental en el Archivo de la Secretaría Técnica General de la Universidad Metropolitana – Matriz Guayaquil?
1.4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Este proyecto de investigación se realizará en la Universidad Metropolitana del Ecuador – Matriz Guayaquil, aplicadoa la gestión documental del Archivo General.
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Por medio de esta investigación se pretender mejorar la gestión documental de la Secretaría Técnica General de la Universidad Metropolitana, la cual tiene reciente tiempo de creación y está comprometida a un proceso de cambio que combina la administración de documentación física y digital de grandesvolúmenes.
Adicional a la información que ella genera en sus procesos administrativos, cada dos veces por año, se genera información adicional por los procesos de matriculación presencial y en línea.
La gran cantidad de documentos que la secretaría técnica general genera, reciba y entrega a los estudiantes, al no tener una guía general y estandarizada provoca confusión, desorden, demoras en la...
LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE LA SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA DE LA UNIVERSIDAD METROPOLITANA Y SU INCIDENCIA EN EL MEJORAMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL PERSONAL DE SECRETARÍA.
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La Secretaría Técnica General de la Universidad Metropolitana es creada, mediante resolución del Honorable Consejo Universitario Superior de la Universidad Metropolitana, conscientede la necesidad de dar un apoyo integral a las labores de la Rectoría, órganos de gobierno y demás autoridades centrales de la Universidad Metropolitana que se señalan en el estatuto y reglamento general. Atiende la coordinación jurídica de la gestión administrativa de la Universidad, así como las necesidades del desarrollo especializado de las funciones de una Secretaría General Procuraduríaoficial.
Tiene también las funciones de certificación, guarda, conservación de las actas y archivos de la Universidad; de coordinación jurídica superior de su actividad y de sus órganos dependientes; de presentaciones jurídicas en formaciones de leyes y en áreas administrativas del Estado y en sus entidades de control; de seguimiento de la ejecución de los acuerdos del Honorable ConsejoUniversitario Superior; de Ministro de Fe y protocolares; las demás funciones establecidas en el estatuto y reglamentos y de aquellas encomendadas por el Honorable Consejo Universitario Superior y el Rector.
Al ser clave, dentro de un departamento que administra por ley, una alta cantidad de documentación física y digital, la instrucción sobre los procedimientos para organizar y archivar ladocumentación que se recibe y se genera por parte del departamento, la que se produce hacia las diferentes unidades académicas y administrativas.
La adecuada y eficiente administración documental, unifica criterios, define lineamientos de aplicación general que permiten mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las Dependencias.
Dentro del nuevo sistema de organización para losarchivos, es necesario unificar criterios para todas las dependencias referentes a la: clasificación, ordenación y conservación de la documentación.
Para ello se deberán definir políticas para:
• Conformación de los grupos de documentos.
• Selección documental
• Organización física del archivo
• Traslado documental
• Planilla de remisión de los documentos.
Las políticas de laadministración documental se desarrollarán de acuerdo a las necesidades del departamento y se clasificaran, de acuerdo a los procesos a seguir para lograr el objetivo planteado.
De su cumplimiento y continuidad, depende el éxito en la organización y recuperación de la información; la cual debe convertirse en un compromiso de la Secretaría General Técnica para con su labor.
1.3 FORMULACIÓNDEL PROBLEMA
En base a lo expresado anteriormente se plantea el siguiente problema científico:
¿Cómo lograr una eficiente y eficaz gestión documental en el Archivo de la Secretaría Técnica General de la Universidad Metropolitana – Matriz Guayaquil?
1.4 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
Este proyecto de investigación se realizará en la Universidad Metropolitana del Ecuador – Matriz Guayaquil, aplicadoa la gestión documental del Archivo General.
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Por medio de esta investigación se pretender mejorar la gestión documental de la Secretaría Técnica General de la Universidad Metropolitana, la cual tiene reciente tiempo de creación y está comprometida a un proceso de cambio que combina la administración de documentación física y digital de grandesvolúmenes.
Adicional a la información que ella genera en sus procesos administrativos, cada dos veces por año, se genera información adicional por los procesos de matriculación presencial y en línea.
La gran cantidad de documentos que la secretaría técnica general genera, reciba y entrega a los estudiantes, al no tener una guía general y estandarizada provoca confusión, desorden, demoras en la...
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