la recepcionista

RECEPCIONISTA

1. Ubíquese en un trabajo

2 .Secretaria Recepcionista

La misión de servicio en el cargo de: Secretaria Recepcionista, es: Brindar una excelente atención al cliente, debido a que la recepcionista es el primer contacto que tendrá el cliente con la Empresa y de su atención dependerá la primera impresión de los clientes, además debe tener una clara y correcta informaciónsobre la empresa, sus servicios, y actividades, y esto servirá para: Que los clientes se l leven una buena imagen de la empresa y se incremente el número de clientes mediante las recomendaciones. Garantizar la calidad y la continuidad del "primer contacto" con sus clientes, dando una buena imagen, buen nombre y reputación. Conservar y ampliar su reputación como. Distinguirse de sus competidores ensu prestación de servicios, interconectando de forma innovadora personas, procesos y técnicas. Satisfacer las necesidades de comunicación del personal de la oficina operando una central telefónica pequeña, atendiendo al público en sus requerimientos de información y entrevistas con el personal, ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a lasactividades administrativas de la oficina.
MIS FUNCIONES COMO SECRETARIA RECEPCIONISTA
Operar una central telefónica pequeña, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las diferentes extensiones. Atender al público que solicita información dándole la orientación requerida.
Anotar en libros de control diario las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempoempleado.
Mantener el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro
Recibir la correspondencia y mensajes dirigidos a la empresa
Anotar los mensajes dirigidos a las diferentes personas y secciones de la oficina
Entregar la correspondencia recibida a las diferentes personas y secciones, así como también los mensajes recibidos.
Cumplir con las normas y procedimientos enmateria de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier problema que se presente
Recepcionistas somos personas "clave" al momento de transmitir la primera imagen de una empresa somos las responsables de la primera impresión que se llevan los clientes, y a través de ellos perciben el tipo de relación que tendrán con laempresa.
Como todos sabemos, hoy en día, una atención telefónica de calidad en las empresas, se ha convertido en una necesidad. Los clientes y ciudadanos intentan resolver sus gestiones y consultas a través del teléfono, por la comodidad, en determinados momentos, que esto puede suponer.
En una época como la actual, dominada casi exclusivamente por la imagen, el teléfono es un aliado paratransmitir una determinada imagen de la empresa. La acción de descolgar el teléfono y contestar, es una carta de presentación de la entidad. Debemos valorar que en estos casos "la primera impresión es la que cuenta".
Sin embargo, gran parte de las veces, atender el teléfono se convierte en una actividad rutinaria de cuyo alcance e importancia no siempre somos conscientes, ni le prestamos la atención quemerece.
Así pues, tendremos que conocer y manejar adecuadamente temas tales como:
Comunicación.
La recepción y emisión de llamadas.
La manera de atender quejas, reclamaciones y resolver conflictos.
Las estrategias más eficaces para cumplir el rol con el manejo racional del tiempo.
Las nociones básicas de protocolo en la empresa
Pero además es fundamental que se reflexione acerca del trabajoque cumplen estas personas que no se pueden permitir el lujo de una imagen que comunique un mensaje equivocado o discordante con su actividad. Y por supuesto, esta actividad o profesión tiene su código en cuanto a la imagen que idealmente deben proyectar quienes pertenecen a ella. Esta imagen estará basada en:
Las Condiciones físicas: apariencia exterior.
La voz, el tono y su modulación.
Los...