Las Tares

11.1 Concepto:Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios decomunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada ysistemática  la información de una organización.11.3 El manual como medio de comunicación:La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función demantener informado al personal clave de los deseos y cambios enlas actitudes de ladirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas yprocedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactadopuede ser un valioso instrumento administrativo.En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de lasdecisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar enformasistemática la información administrativa.11.4 Objetivos de los manuales:De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativospermiten cumplir con los siguientes objetivos:a) Instruir al persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones,políticas, procedimientos , normas, etc.b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa paradeslindarresponsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.c) Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar launiformidad en el trabajo.d) Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso,facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.e) Proporcionar información básica para la planeación e implementación dereformasadministrativas.f) Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción detareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. g) Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal yaque describen en forma detallada las actividades de cada puesto. h) Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos deun sistema. i) Interviene en la consulta de todo el personal. j) Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis detiempos, delegación de autoridad, etc. k) Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. l) Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar sualteración arbitraria. ll) Determina en forma mas sencillalas responsabilidades por fallas o errores. m) Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación. n) Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y comodeben hacerlo. o) Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades. p) Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de lossistemas, procedimientosy métodos.11.5 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan laimportancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ningunamanera le restan importancia.11.5.1 Ventajas:Un manual tiene, entre otras, las siguientes ventajas: 1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.2. Asegura quetodos los interesados tengan una adecuada comprensión del plangeneral y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.3. Facilita el estudio de los problemas de organización.4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones  necesariasen la organización.5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación delpersonal clave.6. Determina laresponsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de laorganización.7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversosniveles.9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluaciónde puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.   10....