legislación documental

LEGISLACION DOCUEMTNAL EN EL ENTORNO LAOBRAL














SENA
CUERSO VIRTUAL


LEGISLACION DOCUEMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL




MEDIDAS NECESARIAS PARA CONSERVAR Y MANEJAR EL ARCHIVO EN UNA EMPRESA







SENA
CUERSO VIRTUAL

INTRODUCION




Si bien la gestión de archivos es una herramienta administrativa bastante subestimada en la mayoría de lasempresas, debemos decir que la misma es tan importante como cualquier otra área de la empresa, ya que gracias a los archivos que se poseen, correspondientes a la información pasada de la empresa y sus movimientos económicos y financieros; el cuerpo ejecutivo correspondiente, puede utilizar la gestión de archivos como un arma de defensa frente a todos aquellos inconvenientes que se presentan y queaparentemente no tiene solución.
Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del control y almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan poseer de la empresa desde su nacimiento hasta la actualidad. Una de las ventajas más importantes que nos otorga mantener una buena gestión de archivos, es que como mencionábamos al principio, la misma sirve de guíapara la toma de decisiones que pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la empresa de aquí en adelante. En la gestión de archivos se documentan todos aquellos movimientos comerciales y económicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos correspondientes de todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los problemas a los cuales la misma les tuvo que hacer frente, juntocon las ideas y estrategias de solución para poder disminuir al mínimo el impacto negativo de los mismos sobre la gestión.








QUE SON ARCHIVOS
EL ARCHIVO Y SU IMPORTANCIA
Los archivos juega un papel importante dentro de las Organizaciones públicas o privadas y debería ser considerado como el reflejo de las instituciones y la imagen propia de la institución que los produce.

 Losarchivos acreditan y documentan la evolución jurídico-administrativa de las organizaciones.

 Son productos y sedimento natural de la actividad de la organización.

 Gracias a ellos las organizaciones pueden afirmarse como instituciones con capacidad de respuesta organizada.

 Son un instrumento primordial, recurso esencial y testimonio dela evolución de la entidad.

ORGANIZACIÓN DE LOSARCHIVOS

Conjunto de técnicas con finalidad de la agrupación documental para el buen funcionamiento de organización de la entidad.

 Punto de partida para lograr eficiencia y modernización administrativa.

 La organización documental está orientada a la clasificación, ordenación y clasificación de los documentos de una entidad.

 La clasificación documental se identifica y establecenlas categorías o grupos de documentos que reflejan la estructura orgánico-funcional de la entidad.

 Ordenación documental es la ubicación física de los documentos en frecuencia (cronológica y/o alfabética).

 La descripción documental es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones que permitan su identificación, localización y recuperación de su información. Si no se dan los procesos en forma complementaria se dice que no hay una adecuada organización.
ORGANIZACIÓN = Clasificación + Ordenación+ Descripción.
DIFERENCIA ENTRE CLASIFICACION Y ORDENACION

 La clasificación va unida a la idea de separar y la ordenación a unir.

 Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos.

 Ordenar es unir todos loselementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden etc.








Los archivos garantizaran, velaran y promoverán el derecho a la información. Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la nación. Por tanto los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinario, administrativo, civil y penalmente, son...