Ley De Yo No Se Que

ESPECIAL: Nueva Ley Antitrámites – 1a parte / Efectos en materia de obligaciones “Contables”
Por: actualicese.com Publicado: 15 de julio de 2005
Una vez expedida la ley 962 de julio 8 de 2005, mejor conocida como “Ley Antitrámites”, ley por la cual “se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de losparticulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”, y con la cual se reviven muchas normas que en el pasado estuvieron contenidas en el decreto ley 266 de febrero 22 de 2.000 (decreto que fue luego declarado inexequible, en su totalidad y desde la fecha de expedición, con la sentencia C-1316 de la Corte Constitucional de septiembre 26 del mismo año 2.000 alegándose vicios deforma en su expedición), hemos efectuado un estudio de aquellos artículos contenidos en la citada ley (resaltados en este documento con color amarillo) los cuales conllevan efectos en las actividades que normalmente están a cargo de los contadores y demás personal encargado del cumplimiento de obligaciones mercantiles, contables y tributarias al interior de las organizaciones.

1. ARTÍCULOS CONEFECTOS EN MATERIA DE OBLIGACIONES CONTABLES

En este aspecto, la norma más importante contenida en la ley 962 de 2.005 es la expresada en su art.28 el cual dispone:

“ARTÍCULO 28. RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un periodo de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento,documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagradosen normas especiales.”

Comentario

Con está disposición se debe entender tácitamente derogada la primera parte del inciso segundo del art.134 del decreto 2649 de 1993 (por medio del cual se reglamentó la contabilidad mercantil en Colombia). Dicho art.134 dispone:

“ART. 134.—Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros decontabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuandose garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que tratael artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la cámara de comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.”

Como se puede observar, hay un cambio muy trascendental en lo que tiene que ver con el periodo de conservación de los documentos contables, y para ello debemos fijarnos en ambas redacciones.

Con elart.134 del dec.2649 de 1.93 se lee : “los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante”. Según esta norma, si una empresa funciona desde enero del año 1.990 y finaliza sus operaciones en dic de 2.015, el recibo de caja que hizo en enero de 1.990 lo podrá destruir en...