licenciada

SISTEMA DE ARCHIVO

1. Que es archivar:
Es el procedimiento de clasificar, organizar y guardar documentos de una forma sistemática, de modo que puedan ser encontrados sin demora.
2. Importanciadel archivo
Es de vital importancia para la empresa moderna ya que ella realiza innumerables operaciones que están respaldados por constancias escritas que las describen y deben estar guardadasordenadamente.
3. Funciones de archivo:
reunir ordenadamente todos los documentos, según su criterio.
Asegurar la perfecta conservación de los documentos
Llevar a cabo estas funciones del modo máseconómico posible
Comprobar si la documentación se archiva regularmente
Instalar el archivo en lugares apropiados
Disponer de personal capacitado

4. Equipos y materiales de archivo:
Es necesarioposeer un equipo de muebles y materiales funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales de archivo:
Adecuada conservación
Rápida localización y bajos costos
5. Como deben ser losarchivadores:
Deben ser muebles diseñados y fabricados para economizar espacio y consulta simultanea de las carpetas.
6. Existen varios tipos de archivadores :
Vertical: mueble de 4 gavetas que sedeslizan fácilmente
En un solo cuerpo, útil en espacios pequeños
Lateral: mueble donde los documentos se archivan en
carpetas colgantes en posición vertical, sevisualiza rápidamente el rotulo de la carpeta
Rodante: son archivos compactos muy cómodos que aprovechan al máximo el espacio, son seguros y muy prácticos
7. Los sistemas fundamentales parala clasificación de documentos son:
Alfabético: por nombre, localidades, geográfico, categoría, asunto.
Numérico: sistema numérico consecutivo progresivo y sistema de la cifra terminal.
8. Paradecidir cuál sistema de archivo instalar se deben tener en cuenta algunos criterios:
Tipo de documentos que se archivara
Frecuencia con la que se consulta el documento
Cantidad de usuarios que lo...