Licenciatura

Facultad : Ingeniería Escuela : Computación Asignatura: InfoEdu

Tema: “MANEJO DE UN ARCHIVO DE BASE DE DATOS EN MICROSOFT EXCEL 2010”.
Objetivos   Describir los diferentes ordenamientos que existen para el manejo de datos en una tabla. Usar los diferentes filtros que existen para la extracción de datos en una tabla.

Introducción Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados enfilas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros. Las tablas son muy útilesporque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre      las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumende los datos. Aplicar formatos a todos los datos.

Ordenar una tabla de datos A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez. Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despuéspodemos acceder a la pestaña Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que aparece pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna. Para ordenar la lista por más de uncriterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar (pulsando Agregar Nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por su color o icono (en Ordenar Según), y elCriterio de ordenación, donde elegimos si el orden es alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. Por ejemplo, si en la columna de la tabla se guardan los nombres de días de la semana o meses, la ordenación alfabética no sería correcta, y podemos escoger una lista donde se guarden los valores posibles, ordenados de la forma que creamos conveniente, y así el criterio deordenación seguirá el mismo patrón.

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InfoEdu, Guía 11

Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. Filtrar el contenido de la tabla Filtrar una lista no es ni más ni menosque de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista:  Utilizando el Filtro (autofiltro).  Utilizando filtros avanzados.  Utilizar el Filtro. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultarel autofiltro en la pestaña Datos marcando o desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de...