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TEMA I
Introducción y Propósito
De la Gestión de Compras

I-Concepto y Objetivos de la Gestión de Compras:

Concepto:
La práctica de una correcta gestión de compras asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total. La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así quecompras proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.
La gestión compras juega un importante papel en la mayor parte de las organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayorimpacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras áreas de la organización.

Objetivo:
Tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la organización necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.

Otros objetivos:
Controlar el flujo ininterrumpido de bienes y servicios.
Mantener un inventario mínimo.Garantizar la calidad.
Buscar fuentes y desarrollar proveedores seguros que brinden soluciones valiosas y económicas, productos de calidad y un servicio.
Estandarizar los artículos comprados.
Comprar al costo más bajo posible.
Mejorar la presencia competitiva en el mercado.

II-Importancia económica de las compras:
La calidad de los materiales que se obtienen para la producción de bienes es degran importancia para la empresa ya que según la calidad de sus materias primas dará como resultado un producto final de calidad.

El departamento de compras de una empresa es el principal responsable de que los materiales que se obtienen sean de la más alta calidad y que cumplan con las especificaciones que la empresa solicita.

La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega, el cualdebe ser en el momento acordado ya que si no se cumplen las especificaciones de entrega ocasiona un retraso en la producción, lo cual es perdida para la empresa.

III-Características y Funciones del Departamento de Compras y Materiales:
Establecimiento de las especificaciones de lo que se va a comprar. No se puede comprar algo que no se conoce. Es necesario recabar la mayor cantidad posible deinformación acerca del material (peso, tamaño, color, textura, apariencia, etc.) ello le sirve al comprador para:
1. Establecer las características de lo que va a comprar, que más adelante, en el momento de recibirlo, le va a ayudar para decidir si lo acepta o no.
2. Colocarse en una mejor posición con respecto al vendedor y poderle exigir calidad, buenos tiempos de entrega y en general,tener más libertad para negociar.
3. Estar seguro de que lo que va a comprar le va a servir. Por ejemplo, no se puede comprar papel tapiz, sólo pidiendo "papel tapiz", se tiene que especificar el color, la textura, el tamaño, etc.
Detectar cuándo se necesitan los materiales y activar la compra. Una compra se necesita hacer cuando los materiales llegan a una cantidad mínima, La cual se establecemediante diferentes factores. Cuando en el almacén se llega a tal cantidad de material, se debe activar la compra, este criterio se utiliza con referencia a materiales que se compran frecuentemente, están almacenados y se conoce su consumo aproximado en determinado período.
Para activar la compra, tanto de material que se compra con frecuencia como para aquellos que se compran en pocasocasiones, se debe pedir a diferentes proveedores el precio y tiempo de entrega.
Cuando la persona encargada de realizar las compras solicita el precio y tiempo de entrega a un proveedor por determinada cantidad de material, éste puede responder por escrito, personal o telefónicamente una cotización. Esto no compromete al comprador, pero le será útil al momento de elegir al proveedor del material.
Cómo...