Los presupuestos

PRESUPUESTOS
UNIDAD TEMATICA No 1. GENERALIDADES DE LOS PRESUPUESTOS |
PREGUNTA PROBLEMA: ¿Qué es un presupuesto, cuál es su importancia al interior del proceso administrativo, que elementos conforman un presupuesto y por qué se deben conocer los diferentes tipos de presupuesto al momento del proceso de presupuestación en una empresa? |
LECCIÓN 1. El Proceso Administrativo |Antes de definir que es un presupuesto, debemos hablar acerca de las etapas del proceso administrativo.
Básicamente, el proceso administrativo se lleva a cabo mediante el desarrollo de las funciones de de planeación, organización, coordinación, dirección y control.
El proceso de planeación permite a la empresa, responder al interrogante del ¿Qué? Y ¿cómo se van a desarrollar las actividadesempresariales?.
El proceso de organización permite a la empresa, estructurar las funciones y las actividades asignando recursos técnicos, humanos, financieros y físicos, buscando productividad y eficiencia. Respondiendo al interrogante de ¿Quien desarrollará las actividades? y ¿Con qué recursos contará para tal fin?.
El proceso de coordinación permite a la empresa, alcanzar el equilibrio entrelas diferentes áreas que la componen, logrando un desarrollo armonioso de las actividades de la empresa, evitando situaciones de desequilibrio.
El proceso de dirección, guía las acciones de los funcionarios de acuerdo con los planes previstos, los cuales deben estar acorde con las necesidades del mercado, teniendo en cuenta que la empresa debe estar con miras al cliente.
El proceso decontrol, permite realizar una medición de los resultados alcanzados con respecto a los planeados, buscando las razones u origines de las variaciones, de forma tal que permita el conocimiento y aplicación de correctivos.
Ahora bien, después de recordar las etapas del proceso administrativo, nos preguntamos, que tiene que ver el presupuesto con dicho proceso. Para responder a este interrogante,partiremos de la definición del presupuesto. De acuerdo con lo planteado por Burbano ”Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un periodo, con la adopción de estrategias necesarias para lograrlos.”
Teniendo en cuenta esta definición, el presupuesto se convierte en la determinación de los costos, es decir, permite a la empresa conocercuánto le costará alcanzar los objetivos planteados en su direccionamiento estratégico y si se podrá cumplir la misión y alcanzar la visión planteada.

Es aquí donde encontramos la respuesta al interrogante planteado, para ello observemos la figura 1, donde se presenta una total integración del presupuesto con las funciones del proceso administrativo. |
FIGURA No 1. EL PRESUPUESTO Y LASFUNCIONES ADMINISTRATIVAS
Fuente: BURBANO RUIZ, Jorge E. PRESUPUESTOS p.16
Así mismo, para la elaboración del presupuesto se deben cumplir todas las etapas del proceso administrativo, para que éste tenga éxito. Es así como Cristóbal del Río González, acertadamente, define los objetivos del presupuesto como “de previsión, planeación, organización, coordinación o integración, dirección y control”enmarcándolos en todas las etapas del proceso administrativo e indicando que en todo proceso de presupuestación, se deberán desarrollar las etapas del proceso administrativo, así:
* Como primer objetivo del presupuesto, se plantea el de previsión, consistente en realizar un pequeño análisis de las herramientas e información con que se cuenta para la elaboración del presupuesto, con el fin deprever las necesidades que se puedan presentar.
* Como segundo objetivo del presupuesto, se plantea el de planeación, consistente en tener definida la metodología como es la determinación de las cifras y las variables que se utilizarán para la elaboración del presupuesto. Es decir, si se utilizarán datos netamente estadísticos, si se analizarán variables del entorno, entre otras; y las...