Mánuales Adminiistrativos

MÁNUALES ADMINIISTRATIVOS

La historia de los manuales como instrumentos, en la Administración es relativamente reciente. Fue durante la segunda Guerra Mundial cuando se desarrolló esta técnica, aunque antes ya existían algunas publicaciones en las que se proporcionaba información e instrucciones a los empleados, sobre algunas fases de las operaciones de la empresa. La escasez de personal y laurgencia de su adiestramiento durante la Guerra hizo necesario preparar manuales más detallados. Podría decirse que cada hombre que trabajaba en las oficinas o servicios del ejército, tenía su manual. Estos resolvían problemas de adiestramiento, especialmente a larga distancia, y de supervisión. Se lograba, la mismo tiempo, la uniformidad en la realización de las tareas del método óptimo deejecución, tan importantes en el ejercito.
De lo anteriormente expuesto se deduce que los manuales son una herramienta administrativa relativamente nueva (años 40), precisamente por ellos todavía existe confusión sobre lo que es un manual administrativo, cuántas ciases de manuales hay, cómo se preparan y para qué puede servir.
¿Qué es un Manual?
Un manual es un documento que contiene, en formaordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política, y/o procedimientos de una empresa, que se consideran necesarias -para la mejor ejecución del fe-abajo.
Clases de Manuales:
Por su contenido, los manuales pueden ser de:
1. - Historia de la empresa
2.- Organización de la empresa
3.- Políticas de la empresa
4.- Procedimientos de la empresa
3.- Contenidomúltiple que trate dos o más de estos temas.

Para el área de actividad de que se trate el manual, puede haber manuales de
6.- Ventas
7.- Producción
8.- Finanzas
9.-Personal
10. - Otras funciones
11.- Generales, que se ocupen de dos o más de estas áreas.

MANUAL DE HISTORIA
Es el que mantiene información con respecto a la historia de la empresa, fundación, crecimiento, objetivos,logros, tradición y administración actual.
La información histórica suele presentarse como introducción de un manual de política, o de organización de personal.
No sólo está destinado al personal de la empresa, sino que puede emplearse corno material de relaciones públicas, dedicado a informar a las distintas áreas de opinar y proyectar una buena imagen de la empresa en personas ajenas a la mismaMANUAL DE ORGANIZACIÓN

Es el que expone con detalle la estructura de la empresa y señala los puestos y la relación que existe entre ellos. Explica la jerarquía los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones y actividades de los órganos de la empresa generalmente contiene gráficos de organización, descripciones de trabajo, cartas de límites de autoridad etc.
Existen manuales deorganización departamentales, (según el área de actividad), que se ocupan de un departamento en particular o de una función específica, y manuales generales de organización que abarcan toda una empresa. Es costumbre incluir en los manuales generales de organización un capitulo de historia de la empresa.
También suele incluirse un capitulo de políticas de organización y atea de políticas generales odepartamentales, según la naturaleza del manual.
Para que un manual de organización cumpla con eficiencia los distintos objetivos para los cuales ha sido creado deberá contener:

1.- Organigrama o sea la representación gráfica simplificada de la estructura de la organización formal.

2. Una definición clara de los objetivos generales de la organización, como asi también, objetivos básicos delas áreas centrales.
3.- Funciones a ser cumplidas por las distintas unidades de trabajo. 4.- Descripción detallada de aspectos tales como:
.-Jerarquía Alcance de la autoridad
.- Relaciones de línea y staff que los vincula con otros sectores de estructura.

Su utilización se hace imprescindible en organizaciones de considerable magnitud, donde la superposición de tareas y funciones, los...